ARTÍCULO 81. COPIA SUSTITUTIVA.
En caso de pérdida o destrucción de la copia con mérito para exigir el cumplimiento de la obligación, el Notario solo podrá compulsar una sustitutiva a solicitud de ambas partes, expresada en escritura pública, o por orden judicial proferida con el lleno de los siguientes requisitos:
Que quien solicite la copia afirme ante el Juez competente, bajo juramento:
1. Ser el actual titular del derecho y que sin culpa o malicia de su parte se destruyó o perdió la copia que tenía en su poder.
2. Que la obligación no se ha extinguido en todo o en parte, según fuere el caso.
3. Que, si la copia perdida apareciere, se obliga a no usarla y entregarla al Notario que la expidió para que este la inutilice.
La solicitud se tramitará como incidente, con notificación personal de la parte contraria, que solo podrá formular oposición fundada en el hecho de estar extinguida la obligación.
No habiendo oposición o desestimada ésta, el Juez ordenará que se expida la copia y el Notario procederá de conformidad indicando que lo hace en virtud de orden judicial, mencionando su fecha y el Juez que la profirió.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.2.6.2 Copia sustitutiva. La copia sustitutiva de aquélla que presta mérito ejecutivo sea que se expida por solicitud de las partes mediante escritura pública otorgada después de su destrucción o por orden judicial, contendrá la nota de su expedición con el número de orden que le corresponda, la cantidad de hojas en que se compulsa, la constancia de ser sustitutiva de la primera y el nombre del acreedor en favor de quien se expide.”
Ley 1564 de 2012.
“Artículo 617. Trámites notariales. Sin perjuicio de las competencias establecidas en este código y en otras leyes, los notarios podrán conocer y tramitar, a prevención, de los siguientes asuntos:
1. De la autorización para enajenar bienes de los incapaces, sean estos mayores o menores de edad, de conformidad con el artículo 581 de este código.
2. De la declaración de ausencia de que trata el artículo 583 de este código.
3. Del inventario solemne de bienes propios de menores bajo patria potestad o mayores discapacitados, en caso de matrimonio, de declaración de unión marital de hecho o declaración de sociedad patrimonial de hecho de uno de los padres, así como de la declaración de inexistencia de bienes propios del menor o del mayor discapacitado cuando fuere el caso, de conformidad con lo establecido en los artículos 169 y 170 del código civil.
4. De la custodia del hijo menor o del mayor discapacitado y la regulación de visitas, de común acuerdo.
5. De las declaraciones de constitución, disolución y liquidación de la sociedad patrimonial de hecho, y de la existencia y cesación de efectos civiles de la unión marital de hecho, entre compañeros permanentes, de común acuerdo.
6. De la declaración de bienes de la sociedad patrimonial no declarada, ni liquidada que ingresan a la sociedad conyugal.
7. De la cancelación de hipotecas en mayor extensión, en los casos de subrogación.
8. De la solicitud de copias sustitutivas de las primeras copias que prestan mérito ejecutivo.
9. De las correcciones de errores en los registros civiles.
10. De la cancelación y sustitución voluntaria del patrimonio de familia inembargable.
Parágrafo. Cuando en estos asuntos surjan controversias o existan oposiciones, el trámite se remitirá al juez competente.”
Sala de lo Contencioso Administrativo, Consejo de Estado, sentencia del 14 de mayo de 1990. Expedientes No. 2996. Consejero Ponente: Álvaro Lecompte Luna.
“Acerca de la segunda petición que contiene la demanda de la ciudadana Mercado Jarava, o sea, la declaratoria de la nulidad de las palabras “antes o” que se hallan en el art. 39 del Decreto 2148 de 1983 (hoy Decreto 1069 de 2015, artículo 2.2.6.1.2.6.2), se dijo en las motivaciones de la providencia que accedió a decretar la suspensión provisional de las mismas:
Efectuando la confrontación correspondiente de las normas contenidas en los decretos extraordinarios y en el decreto reglamentario, se ve claramente que en este último se amplía el contenido de la ley que se pretende desarrollar, pues la expresión “antes o después de su destrucción” implica necesariamente que la copia sustitutiva podrá otorgarse en los eventos descritos y no en la única posibilidad que establece en el artículo 81 del Decreto 960 de 1970, cuál es en los casos de pérdida o destrucción, circunstancias estas últimas que indican necesariamente que la expedición de la copia sólo puede hacerse después de sucedido el hecho, pero nunca antes.
Cotejando el aparte correspondiente de la norma impugnada con el artículo 81 del Decreto Extraordinario 960 de 1970, resulta evidente la contradicción entre lo que ordena este y lo que autoriza aquella, todo lo cual conduce a la prosperidad de la medida provisora solicitada en la demanda.
La Sección, en el momento de dictar la sentencia que ponga fin al proceso, acoge sin reservas las anteriores observaciones de la Sala Unitaria que en su oportunidad profirió la medida provisional de la suspensión. Y en verdad, si la posibilidad de la expedición de copia sustitutiva de la escritura pública que preste mérito ejecutivo depende de un hecho futuro e incierto, cuál es su pérdida o destrucción ajenas a la culpa o malicia del acreedor, mal puede pretender este que el notario la expida antes de la ocurrencia del acontecimiento. Si la posibilidad de poder solicitar la expedición de la copia sustitutiva depende de una condición casual, está reñido con lógica abrir las puertas para que el interesado pueda solicitar la expedición de la copia sustitutiva antes de la pérdida o destrucción de la primera. Habrá, pues, que acceder a la petición de nulidad de las dos palabras “antes o”, tal como fue impetrado.
En lo que atañe a la nulidad del segundo inciso del artículo 48 del Decreto Reglamentario 2148 de 1983 (hoy Decreto 1069 de 2015, artículo 2.2.6.1.3.2.1), queda, ante todo, recordar su texto. Declárense nulas las palabras “antes o” que aparecen en el artículo 39 del mencionado Decreto 2148 de 1983.”