ARTÍCULO 79. EXPEDICIÓN DE COPIAS TOTALES Y PARCIALES.

El Notario puede expedir copia total o parcial de las escrituras públicas y de los documentos que reposan en su archivo, por medio de la transcripción literal de unas y otros, o de su reproducción mecánica. La copia autorizada hace plena fe de su correspondencia con el original.

Si el archivo notarial no se hallare bajo la guarda del Notario, el funcionario encargado de su custodia estará investido de las mismas facultades para expedir copias.

“INFORMACIÓN TARIFA PARA LA EXPEDICIÓN DE LA COPIA SIMPLE.

En aras de brindar herramientas que faciliten el cobro al usuario por este concepto, se traen como referencia las tarifas establecidas por algunas Entidades Públicas, fijadas a través de acto administrativo, que pueden servir como guía teniendo en cuenta las condiciones del mercado y la proporcionalidad en el cobro para este tipo de servicio.”

“Aplicabilidad de la Sentencia C-159 de 2021.

Mediante sentencia C-159 de 2021 proferida por la Corte Constitucional se declararon inexequibles los artículos 59 a 63 del Decreto Ley 2106 de 2019, al considerar que el Presidente de la República se habría extralimitado en el ejercicio de las facultades otorgadas por parte del Congreso de la República en la Ley 1955 de 2019, al indicar que no se podía entender que dicha reglamentación pretendía adoptar medidas respecto de trámites innecesarios de la administración motivo por el que no sería posible su modificación en el ejercicio de las facultades excepcionales concedidas por el artículo 333 de la citada Ley—. Aunado a ello, indicó que los efectos de la decisión tendrían aplicación desde el 20 de junio de 2023.”

(…)

“La decisión de la Corte únicamente tiene efectos respecto de los artículos 59 a 63 del Decreto Ley 2106 de 2019, por lo que los trámites y procedimientos digitales y electrónicos que estén previstos en cualquier otra regulación y que puedan implicar a los notarios conservan plena validez. Tal es el caso de la radicación electrónica, la facturación electrónica, los informes y pagos de impuestos que deban efectuarse a la DIAN, las actuaciones que deban llevarse a cabo ante la RNEC, los informes y reportes que deban llevarse ante el Ministerio de Justicia y del Derecho, el trámite de apostilla adoptado, el reporte del permiso de salida del país de niños, niñas y adolescentes, el pago de impuestos y la remisión de información a entidades de las diferentes ramas del poder público, del orden nacional o territorial.

Es preciso señalar que el Gobierno Nacional está adelantando un proyecto de Ley respecto de la digitalización del servicio público notarial en consideración de la importancia que ostenta el mismo y el compromiso del Gobierno con este propósito.

Por lo tanto, mientras se expide la reglamentación pertinente, a partir del 20 de junio de 2023, los notarios deberán prestar el servicio notarial de conformidad con las disposiciones que les resulten aplicables.”

“las Notarías y Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, deberán procurar que prevalezca el uso de las herramientas tecnológicas dispuestas para la radicación electrónica, sin desconocer la posibilidad de recepcionar los documentos que sean presentados para el trámite registral de manera física, en aras de garantizar la prestación del servicio público notarial y registral. Finalmente, se precisa que aquellas Notarías que vienen utilizando el Aplicativo REL, continuarán haciéndolo y en todo caso los usuarios desde las Notarías tendrán la posibilidad de optar por el mecanismo de radicación de su documento, ya sea físico o electrónico en la Oficina de Registro correspondiente.”

“Inicialmente, es importante contextualizar a los notarios que, si bien es cierto que a través de la sentencia C-159 de 2021 la Corte Constitucional declaró inexequibles los artículos 59 a 63 del Decreto Ley 2106 de 2019 –por considerar que el Presidente de la República se habría extralimitado en el ejercicio de las facultades otorgadas por parte del Congreso de la República en la Ley 1955 de 2019, en tanto que los trámites notariales no podrían entenderse como trámites innecesarios de la administración motivo por el que no sería posible su modificación en el ejercicio de las facultades excepcionales concedidas por el artículo 333 de la citada Ley–, también es cierto que dicha Corte resaltó la importancia de virtualizar la prestación del servicio público notarial, razón por la cual considero pertinente no frenar la evolución industrial y tecnológica alcanzada por los notarios, motivo por el que declaró que las disposiciones referidas tendrían efectos y son aplicables hasta el 20 de junio de 2023. En consecuencia, es importante recordar a los notarios del país que las disposiciones establecidas en el Decreto Ley 2106 de 2019 continuarán vigentes hasta el 20 de junio de 2023.”

“Por medio de la cual se validan los requisitos técnicos establecidos en las Resoluciones 00011 y 00012 del 04 de enero de 2021, y se permite la prestación del servicio público notarial a través de medios electrónicos conforme con lo dispuesto en el Decreto Ley 2106 de 2019.

Que, en atención a las competencias atribuidas a la Superintendencia de Notariado y Registro, se profirieron las Resoluciones Nos. 00011 y 00012 del 4 de enero de 2021, “por la cual se dictan directrices para la prestación del servicio público notarial a través de medios electrónicos” y “por la cual se establecen pautas para la transferencia de la copia del archivo digital de los actos notariales al repositorio de la Superintendencia de Notariado y Registro”, respectivamente.

Que en el artículo 1 de la Resolución No. 11 de 2021, se precisó que “[t]odas las notarías deberán contar con la correspondiente validación realizada por la Superintendencia Delegada para el Notariado que permita la prestación del servicio público notarial a través de medios electrónicos, previo concepto favorable expedido por la OTI de la SNR”.”

“Por la cual se dictan directrices para la prestación del servicio público notarial a través de medio electrónicos.

De conformidad con el Decreto Ley 2106 de 2019, el servicio ciudadano digital de interoperabilidad será prestado por la Agencia Nacional Digital. El uso y reutilización de la información que repose en bases de datos o sistemas de información que se encuentren integrados en el servicio ciudadano digital de interoperabilidad, se deberá efectuar bajo los principios y reglas de protección de datos personales señaladas, entre otras, en las Leyes 1581 de 2012 y 1712 de 2014, y conforme a los protocolos de clasificación, reserva y protección de datos, que deberán seguir las entidades para su uso.

Que el artículo 10 del Decreto – Ley 2106 de 2019 señaló que “Las autoridades deberán vincular a los mecanismos que disponga la Agencia Nacional Digital, los instrumentos, programas, mecanismos, desarrollos, plataformas, aplicaciones, entre otros, que contribuyan a masificar las capacidades del Estado en la prestación de Servicios Ciudadanos Digitales.””

“Es preciso señalar que sobre la naturaleza de los notarios la Corte Constitucional en la sentencia C-1040 de 2007, señala  «Es una condición plenamente asumida que los notarios no son ni empleados públicos ni trabajadores oficiales, sino particulares que en ejercicio de funciones públicas prestan un servicio público, que se acomoda al modelo de administración conocido como descentralización por colaboración, en el que el Estado, por intermedio de particulares, ejerce algunas de las funciones que le han sido constitucionalmente asignadas.

 La Corte ha dicho al respecto que los notarios son “particulares que prestan en forma permanente la función pública notarial, bajo la figura de la descentralización por colaboración, de conformidad con los artículos 123 inciso final, 210 inciso segundo, y 365 inciso segundo, de la Carta Política». 

 En este orden de ideas, y dado que los notarios son particulares que ejercen funciones públicas, en criterio de esta Dirección Jurídica se considera que no se configura la inhabilidad prevista para ser concejal toda vez que la misma se predica del ejercicio de autoridad civil, política y administrativa por parte de empleados públicos.”

“Artículo 25. Eliminación de autenticaciones y reconocimientos. Todos los actos de funcionario público competente se presumen auténticos. Por lo tanto, no se requiere la autenticación en sede administrativa o notarial de los mismos. Los documentos producidos por las autoridades o los particulares que cumplan funciones administrativas en sus distintas actuaciones, siempre que reposen en sus archivos, tampoco requieren autenticación o reconocimiento.

Ninguna autoridad administrativa podrá exigir la presentación, suministro o entrega de documentos originales autenticados o copias o fotocopias autenticados, sin perjuicio de los controles o verificaciones que dichas entidades deban realizar, salvo para el reconocimiento o pago de pensiones.

Los documentos privados, tuvieren o no como destino servir de prueba en actuaciones administrativas, incluyendo los provenientes de terceros, se presumen auténticos, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad, con excepción de los poderes especiales y de las actas de asamblea general de accionistas, junta de socios y demás actos de personas jurídicas que deban registrarse ante las cámaras de comercio, las cuales deberán ser presentadas personalmente por sus otorgantes ante el secretario de la respectiva cámara.

Las copias simples que expidan los notarios de los documentos que reposan en los respectivos protocolos no se autenticarán, salvo que el interesado así lo solicite.

Nota: (expresión subrayada declarada inexequible por la corte constitucional mediante sentencia C-634 de 2012).”

“Artículo 245. Aportación de documentos. Los documentos se aportarán al proceso en original o en copia.

Las partes deberán aportar el original del documento cuando estuviere en su poder, salvo causa justificada. Cuando se allegue copia, el aportante deberá indicar en dónde se encuentra el original, si tuviere conocimiento de ello.”

“Artículo 26. Supresión de autenticaciones y reconocimientos. Modificase el artículo 1 del decreto 2150 de 1995, el cual quedará así:

Artículo 1. Supresión de autenticaciones y reconocimientos. Está prohibido exigir documentos originales, copias o fotocopias, autenticados o reconocidos notarial o judicialmente, sin perjuicio de los controles o verificaciones que dichas entidades deban realizar salvo en los casos en que la administración pública actúe como entidad de previsión o seguridad social o como responsable en el reconocimiento o pago de pensiones.

Los documentos producidos por las autoridades administrativas en sus distintas actuaciones, siempre que reposen en sus archivos, tampoco requieren autenticación o reconocimiento. A este efecto, bastará con la simple copia o fotocopia de este aportada dentro de la actuación en la que se les requiera.”

“Artículo 1. Supresión de autenticaciones y reconocimientos. A las entidades que integran la administración pública les está prohibido exigir documentos originales autenticados o reconocidos notarial o judicialmente.”

“Al respecto, encontró la Corte que las normas expedidas desbordaron las facultades legislativas conferidas en cuanto: (i) fueron ejercidas por fuera de las finalidades que motivaron la solicitud de la delegación legislativa al Congreso de la República; y (ii) los trámites notariales reformados no responden a la exigencia de falta de necesidad. Indicó la Corte que, en virtud del requisito de precisión de las facultades extraordinarias, la habilitación para la legislación en la materia debía limitarse a lo estrictamente facultado y no podía ser deducida, mediante interpretaciones extensivas o analógicas. Igualmente, puso de presente la Corte que la interpretación estricta de la norma que atribuye facultades legislativas extraordinarias es una exigencia mayor cuando la delegación legislativa se encuentre en la Ley del Plan Nacional de Desarrollo, como ocurría en el presente caso, si se tiene en cuenta que dicha normativa tiene objetivos constitucionales propios y su relación con las facultades extraordinarias debe soportarse expresamente. Así, concluyó la Corte que el presidente no contaba con facultades para introducir nuevos trámites notariales que claramente no son innecesarios.

Adicionalmente, consideró la Corte que la administración pública es un concepto que debe tener en cuenta tanto el criterio orgánico como el criterio funcional. Además de la rama ejecutiva del Poder Público, la administración pública incluye a las ramas legislativa y judicial y los diferentes órganos del Estado, cuando éstos ejercen las funciones administrativas. Aunque este argumento no constituye ratio decidendi, la Sala llama la atención sobre la necesidad de evaluar si las actividades notariales pueden incluirse en el concepto de administración pública, para entender que las facultades extraordinarias autorizaban al presidente a modificar la forma cómo se adelantan dichas funciones.

En atención a lo anterior, la Sala Plena de la Corte Constitucional declaró la inexequibilidad de los artículos 59 a 63 del Decreto Ley 2106 de 2019, “Por el cual se dictan normas para simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la administración pública”, al materializar una extralimitación en el ejercicio de las facultades legislativas extraordinarias conferidas al Presidente de la República mediante el artículo 333 de la Ley 1955 de 2019, “Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022” y vulnerar, por lo tanto, los artículos 121 y 150.10 de la Constitución Política. Al haber prosperado la acusación relativa al exceso en el ejercicio de las facultades extraordinarias, por sustracción de materia, la Corte Constitucional no se pronunció respecto del cargo referente a la vulneración a la reserva de ley.

Ahora bien, en cuanto a los efectos de la decisión, decidió la Corte Constitucional modular sus efectos, por lo cual, la declaratoria de inexequibilidad sólo comenzará a surtir efectos a partir del 20 de junio de 2023. Es el proceso tecnológico de verificación y validación de la identidad de las personas por medio de la captura de las huellas dactilares. Es la identificación personal inmediata mediante medios tecnológicos que permiten cotejar la identidad del titular de la huella con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, en los términos dispuestos en el Decreto Ley 019 de 2012.”

“EXPEDICIÓN DE COPIAS DEL ARCHIVO NOTARIAL

Esta importante facultad de expedir copias de su propio archivo fluye o emerge por parte de los notarios como consecuencia de ser los directos responsables en la creación, autorización y protocolización del instrumento público. Lo anterior, por cuanto, de un lado, se tiene claro que el sistema de Derecho Notarial adoptado por Colombia, está regido, entre otros principios, por el “principio de la literalidad” y, por tanto, en ejercicio de la función que le es propia, su actividad es esencialmente documental y los actos por ellos intervenidos constan ordinariamente por escrito. De otro lado dicha función, llevan aparejada la necesidad de la guarda y custodia de dichos documentos para las necesidades que impone el mundo negocial, especialmente en lo relacionado con el aspecto probatorio. De ahí que surja, como inevitable respuesta a dichas necesidades, el principio de derecho notarial denominado “principio de reproducción”, que a su vez es consecuencia del “principio de matricidad o protocolo.

Dada la especificidad y especialidad de las normas que rigen el tema de la expedición de las copias del archivo notarial, no sobra decir que es acertada la conclusión que se hace en la I.A. No. 15, de la SNR, de fecha 3 de junio de 2003:

<<“(…) la expedición de copias por parte de los Notarios no es una función general derivada de las obligaciones de la Administración Pública y sus deberes correlativos al derecho de petición de informaciones. Se trata de un régimen particular y exclusivo que está en los fundamentos de la función notarial y su naturaleza fedataria.”>>

El artículo 3° del Decreto Ley 960 de 1970, (Estatuto del Notariado), referido a la competencia de los Notarios, previene en su ordinal 7: “Expedir copias o certificaciones según el caso, de los documentos que reposen en sus archivos.

De otro lado, en el Titulo II, Del ejercicio de las funciones del Notario, Capítulo VIII, De las copias, el artículo 79 del Decreto Ley 960 de 1970, faculta a los notarios para expedir copia total o parcial de las escrituras que reposan en sus archivos, bien sea por transcripción literal o por reproducción mecánica. La misma norma señala que la copia autorizada hace plena fe de su correspondencia con el original y agrega: en aquellos eventos en que el protocolo no se halle bajo la custodia del Notario, el funcionario competente estará investido de la facultad para expedir copias.

De lo anterior, se colige que de los documentos que hacen parte del archivo de la Notaría, pueden expedirse dos tipos de copias, a saber:

Auténticas: cuando han sido autorizadas por el Notario y hacen plena fe de su correspondencia con el original.

simples: cuando por no haber sido autenticadas carecen de valor probatorio. Estas copias, denominadas prelimaginario “copias informales” pueden ser solicitadas por quienes consultan los archivos notariales.

Respecto de estas copias, a las que el citado Decreto 019 de 2012 denomina “copias simples” y que según la IA No. 23 se crean como nueva función de los notarios la expedición de dichas copias, el doctor Eugenio GO Gil. Notario 52 de Bogotá y actual Presidente de la UCNC, en un juicioso análisis acerca de su existencia en el ordenamiento jurídico, con argumentos de gran validez se despacha contra su reconocimiento dentro de la función notarial, lo cual se recoge en el siguiente texto de su autoría: “el último inciso del artículo 25 del Decreto 19 de 2012 hizo expresa mención de una categoría de copias, de manera genérica, con la denominación extraña al derecho notarial y al judicial, por cuanto ni el Código General del Proceso, máxima normatividad en materia de documentos, ni el Estatuto Notarial vigente, principal regulador integral de la función documental, consagran absolutamente nada sobre la denominada copia “simple.” Luego, a modo de conclusión expone dos contundentes puntos que difícilmente hacen sostenible la existencia de la función notarial de dichas copias:

1°. El Decreto Anti-trámites 19 de 2012 no derogó, ni expresa ni tácitamente, el Estatuto Notarial o Decreto Ley 960 de 1970. Es decir, siguen plenamente todas y cada una de las reglas que deben observar los notarios para la expedición de copias de las escrituras públicas que reposan en su archivo, cualesquiera sean su categoría o tipo.

2° No existe en el Decreto Ley 960 de 1970, ni en el Código civil, una categoría de copia denominada simple, relacionada con las escrituras públicas.””^[93