ARTÍCULO 158. HORAS DE DESPACHO PÚBLICO.

“Por la cual se establece los turnos de los despachos notariales para la prestación del servicio público notarial en los diferentes centros penitenciarios y carcelarios del país, comprendidos entre el 1 de febrero de 2024 y 31 de enero de 2025.

Que la Constitución Política en su artículo 365, consagra que: “Los servicios públicos son inherentes a la finalidad social del Estado. Es deber del Estado asegurar su prestación eficiente a todos los habitantes del territorio nacional. Los servicios públicos estarán sometidos al régimen jurídico que fije la Ley, podrán ser prestados por el Estado, directa o indirectamente, por comunidades organizadas, o por particulares. En todo caso, el estado mantendrá la regulación, el control y la vigilancia de dichos servicios.”

Que en el artículo 158 del Decreto Ley 960 de 1970, se dispuso que “Los Notarios tendrán las horas de despacho público que sean necesarias para el buen servicio y que señale la vigilancia notarial”.

Que a través de la Sentencia T-388 de 2013, la Corte Constitucional declaró un estado de cosas Inconstitucional, que fue reiterado en la Sentencia T-762 de 2015, bajo la premisa de que la desarticulación de la política criminal engendra la vulneración masiva y generalizada de los derechos fundamentales de las personas privadas de la libertad.”

(…)

“ARTÍCULO PRIMERO. -Implementación. - Establecer el sistema de turnos para la prestación del servicio público notarial a los internos de los centros penitenciarios y carcelarios, en los círculos notariales del país, el primer día hábil de cada semana desde el primero (1) de febrero del 2024 y hasta el Treinta y Uno (31) de enero de 2025, de la forma descrita en el Anexo no. 1 de la presente Resolución.”

(…)

“ARTÍCULO SEGUNDO. - Suspensión del Servicio. - Cuando la Superintendencia de Notariado y Registro autorice la suspensión en la prestación del servicio para una o varias de las Notarlas que se encuentren en el turno correspondiente, éstas no están obligadas a reponerlo. Consecuentemente, la atención a los Internos para el primer día hábil de la siguiente semana continuará y se entenderá que el servicio lo prestan las Notarías de turno asignadas conforme al calendario y distribución establecido mediante este acto administrativo.

ARTÍCULO TERCERO. - Horario para la prestación del servicio. - La asignación de turnos aquí prevista para la prestación del servicio notarial, es independiente del horario de servicio habitual que preste la Notaría. El Notario que deba prestar el Servicio Notarial, coordinara con el Director del Centro Penitenciario el horario y la forma de prestación del servicio.”

“APLICACIÓN LEY 2101 DE 2021 CON RELACIÓN AL HORARIO DE ATENCIÓN EN LOS DESPACHOS NOTARIALES.

(…)

(…) la Superintendencia de Notariado y Registro expidió la Instrucción Administrativa No. 01-12 del 08 de junio de 2001, mediante la cual se dispuso que el periodo mínimo de la jornada de atención al público en las notaría del país es de 44 horas semanales, sin que ello impidiera al Notario establecer para sus trabajadores una jornada laboral con sustento en el Código Sustantivo del Trabajo.

Ahora bien, mediante la Ley 2101 de 2021 se modificó el artículo 161 del Código Sustantivo del Trabajo, reduciendo la jornada laboral semanal, sin disminuir el salario ni afectar los derechos adquiridos y garantías de los trabajadores, la cual en su artículo 2° dispuso:

“La duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo es de cuarenta y dos (42) horas a la semana, que podrán ser distribuidas, de común acuerdo, entre empleador y trabajador, en 5 o 6 días a la semana, garantizando siempre el día de descanso (…)”

Así las cosas, esta Superintendencia aclara que el periodo mínimo de prestación del servicio no debe confundirse con el horario laboral de los empleados de la notaría, teniendo en cuenta que, el primero obedece al tiempo que el despacho debe estar disponible para el acceso de la ciudadanía al servicio público fedante, mientras que, el segundo, comprende las horas que integran el periodo de trabajo de los empleados de la Notaría.”

“Por la cual se establecen los turnos de los despachos notariales para la prestación del servicio público notarial en los diferentes centros penitenciarios y carcelarios del país.

Que la Constitución Política en el artículo 365 consagró que “[l]os servicios públicos son inherentes a la finalidad social del Estado. Es deber del Estado asegurar su prestación eficiente a todos los habitantes del territorio nacional. Los servicios públicos estarán sometidos al régimen jurídico que fije la Ley, podrán ser prestados por el Estado, directa o indirectamente, por comunidades organizadas, o por particulares. En todo caso, el estado mantendrá la regulación, el control y la vigilancia de dichos servicios.”

Que el artículo 158 del Decreto Ley 960 de 1970 dispuso que “los Notarios tendrán las horas de despacho público que sean necesarias para el buen servicio y que señale la vigilancia notarial”.

Que a través de la Sentencia T-388 de 2013, la Corte Constitucional declaró un estado de cosas Inconstitucional, que fue reiterado en la Sentencia T-762 de 2015, bajo la premisa de que la desarticulación de la política criminal, engendra la vulneración masiva y generalizada de los derechos fundamentales de las personas privadas de la libertad.”

“De conformidad con el artículo158 del Decreto Ley 960 de 1970, se dispuso que los Notarios tendrán las horas de despacho público que sean necesarias para el buen servicio y que señale la vigilancia notarial”. Teniendo en cuenta que se ha evidenciado que, con ocasión de las manifestaciones sociales, eventualmente, se puede afectar el orden público; en aras de salvaguardar la integridad física del personal de las Notarías, de los usuarios y/o las instalaciones de los Despachos en los que se presta el servicio.”

“a) HORARIO DE ATENCION: De conformidad con el Decreto-Ley 960 de 1970, artículo 158, los Notarios tendrán las horas de despacho al público que sean necesarias para el buen servicio y que señale la vigilancia notarial.

En desarrollo de esta disposición, esta Superintendencia considera que la jornada de atención al público que debe cumplirse en todas las Notarías del país será de 44 horas semanales distribuidas de la siguiente manera:

1.  JORNADA NORMAL

Lunes a viernes

de 7:00 a.m. a 12:00 m. y   de 2:00 p.m.  a   6:00 p.m.

2.  JORNADA CONTINUA

Lunes a Jueves de 7:00 a.m. a 4:00 p.m. y Viernes de 7:00 a.m.  a 3:00 p.m.

Las 44 horas se fijan siguiendo los lineamientos de funcionamiento y atención al público dispuestos para los establecimientos públicos del orden nacional, sin perjuicio de lo establecido en el artículo 160 del Estatuto Notarial.

Este horario de atención al público no impide que el notario establezca para sus trabajadores la jornada de trabajo de conformidad con la norma laboral del Código Sustantivo del Trabajo.

Del cumplimiento de este horario se exceptúan aquellas notarías a las cuales, por resolución de la Superintendencia de Notariado y Registro se les haya autorizado un horario diferente.

Las notarías que por estar sometidas al sistema de turnos no laboran los sábados, deberán compensar dicho tiempo en el transcurso de la semana, anterior al sábado que no están de turno, para completar, de esta manera, la jornada de atención al público semanal que aquí se señala.

El horario debe ser fijado en caracteres grandes, a la vista del público y debe cumplirse con igual intensidad en la prestación del servicio de registro civil;

b) HORARIOS EXTENDIDOS:  Mediante la DIRECTIVA PRESIDENCIAL de 1996, el Gobierno Nacional ha solicitado a las Entidades Públicas establecer los programas y procedimientos necesarios para dar cumplimiento a lo dispuesto por el artículo 2º del decreto 2150 de 1995, relativo a la prestación del servicio en horarios extendidos.

Si bien, los Notarios no forman parte del rol de la Rama Ejecutiva, sin embargo, en consideración a que las necesidades de carácter jurídico o del orden social generalmente se amparan en el testimonio de verdad y certeza que le imprime la FE PUBLICA  derivada de los poderes del estado y ejercido por quienes este último ha delegado con suficiente autoridad, esto es, los NOTARIOS, esta Superintendencia comedidamente solicita de ustedes involucrar su participación y buena voluntad para el desarrollo de los objetivos propuestos en las disposiciones en comento.

Como quiera que el mandato legal está encaminado a aquellas diligencias que conllevan un trámite de ejecución inmediata, estima este Despacho que la prestación del servicio puede concretarse en:

–  Autenticación de firmas y documentos

–  Reconocimiento de contenido y firma (s) en documentos privados respecto de los cuales emanen obligaciones.

–  Entrega de copias de escrituras públicas y de registros civiles.

–  Recepción y expedición inmediata de copias de registros civiles, en aquellas Notarias donde se tiene implementado este servicio.

 –  Recepción y autorización de Declaraciones Extra-juicio.

Obviamente corresponderá al titular de cada despacho, establecer los mecanismos de control necesarios para contar con los recursos: HUMANO – TECNICO y PRESUPUESTAL, y así satisfacer dichas necesidades.

El horario extendido para la prestación del servicio deberá fijarse por cada despacho notarial en particular de acuerdo a los requerimientos, parámetros y políticas fijados por cada una de esas dependencias, el que no podrá ser superior a tres (3) horas diarias, frente al ordinario que en su oportunidad aprobó esta Entidad para cada caso en particular, ni exceder de las ocho de la noche (20:00 horas). No debe mediar solicitud de ustedes ni autorización previa de esta entidad para acogerse voluntariamente al horario propuesto, en virtud de lo establecido por el propio artículo 2° del Decreto 2150 de 1995; pero, de manera particular, por lo que dispone   el artículo 160 del Decreto-Ley 960 de 1970, que permite el ejercicio de la función notarial “en horas extraordinarias o en días festivos” a título voluntario.

No puede escapar a este Despacho y a la sociedad misma, advertir que la trascendencia e importancia de la función encomendada a ustedes justifica con creces una cobertura de estas características la cual, desde luego, redundaría   en una mejor atención del servicio en procura de los objetivos de fe pública, cuáles son los de imprimir testimonio de verdad y certeza a necesidades de carácter jurídico o del orden social.

Ello, se reitera, teniendo en cuenta que es de su cargo el implementar los recursos, humano, técnico y presupuestal que la medida comporta, incluidos aquéllos que implican cumplimiento de obligaciones salariales y prestacionales.

Debo, igualmente, advertirle a título recordatorio que los turnos establecidos para los sábados por esta entidad, continúan vigentes.”

“Toda persona tiene derecho a consultar los documentos “que reposan” en las oficinas públicas y a que se le expida copia de estos, siempre que no tengan el carácter de reservados conforme a la Constitución o la ley, o no hagan relación a la defensa o seguridad nacional. Resulta que el horario establecido por el señor Notario, es un obstáculo para el libre ejercicio del derecho del actor a acceder a los documentos públicos que conforman el protocolo. La Carta Política le confiere la categoría de servicio público a las prestaciones a cargo de los notarios (artículo 131 C.N.), y no existe duda sobre la naturaleza igualmente pública de los documentos que integran los protocolos notariales.”