ARTÍCULO 13. PERFECCIONAMIENTO DE LA ESCRITURA PÚBLICA.

“ASUNTO: Respuesta Radicado No. SNR2023ER104299 de 2023

De manera atenta y en atención a la solicitud del asunto, la Superintendencia Delegada para el Notariado, en desarrollo de las facultades otorgadas por el numeral 10 del artículo 24 del Decreto 2723 de 2014, modificado a su vez por el artículo 6 del Decreto 1554 de 2022, procederá a dar respuesta en los siguientes términos:

En primer lugar, se advierte que el artículo 3 del Decreto Ley 960 de 1970 en términos generales indica algunas de las funciones que la ley ha asignado a los notarios, así:

"ARTICULO 3. . Compete a los Notarios: 1. Recibir, extender y autorizar las declaraciones que conforme a las Leyes requieran escritura pública y aquellas a las cuales los interesados quieran revestir de esta solemnidad (...)." (Subrayado y negrillas fuera del texto original).

Por ello, en atención al caso de la referencia resulta pertinente destacar que el proceso de perfeccionamiento de la escritura pública está establecido en el mismo decreto, así: "ARTICULO 13. . La escritura pública es el instrumento que contiene declaraciones en actos jurídicos, emitidas ante el Notario, con los requisitos previstos en la Ley y que se incorpora al protocolo. El proceso de su perfeccionamiento consta de la recepción, la extensión, el otorgamiento y la autorización." Al respecto se resaltan las siguientes etapa de la elaboración de la escritura:

• La ROGACIÓN es el requerimiento o solicitud que deben hacer las partes al

notario para obtener de éste la prestación de sus servicios.

• La RECEPCIÓN consiste en la recepción de las declaraciones que hacen los

interesados al notario.

• La EXTENSIÓN, esto es, la versión escrita de lo declarado; una vez se han consignados las declaraciones, las partes podrán observar estas para ver si lo

allí consignado se ajusta a lo manifestado

En el evento que las partes asientan el contenido, se pasa al

OTORGÁMIENTO, lo cual implica que aceptan el contenido allí descrito.

• Una vez aceptado el contenido, procede la AUTORIZACIÓN por parte del notario, esto es, la fe que da al instrumento, dado que el mismo ha llenado los requisitos pertinentes, y de que las declaraciones han sido realmente emitidas por los interesados.”

(…)

“De igual modo, la escritura a realizar por parte del notario se regirá bajo lo procedimientos establecidos en el Decreto Ley 960 para cualquier acto escriturario con la especificación de que el contenido del mismo se encaminará al acto que el particular persigan los interesados.

Para tal fin, el notario deberá averiguar los fines prácticos del negocio a celebrar, de acuerdo con el artículo 15 ibid., que precisa: "Artículo 15. Cuando el Notario redacte el instrumento, deberá averiguar los fines prácticos y jurídicos que los otorgantes se proponen alcanzar con sus declaraciones, para que queden fielmente expresados en el instrumento; indicará el acto o contrato con su denominación legal si la tuviere, y al extender el instrumento velará porque contenga los elementos esenciales y naturales propios de aquel, y las estipulaciones especiales que los interesados acuerden o indique el declarante único, redactado todo en lenguaje sencillo, jurídico y preciso".”

“Artículo 2.2.6.1.2.1.2. Firma numeración y fecha de la escritura. La escritura será firmada, numerada y fechada en un mismo acto. Sin perjuicio de las normas especiales previstas en la ley para los testamentos, excepcionalmente y por causa debidamente justificada, el notario podrá aceptar su otorgamiento en diferentes momentos sin que por esto se afecte su unidad formal. Procederá entonces a numerarla y fecharla con la firma del primer otorgante y una vez suscrita por los demás comparecientes, la autorizará. En este caso sus efectos se retrotraen al momento de la primera firma.”

“Artículo 2.2.6.1.2.1.3. Falta de firma de uno de los otorgantes. Cuando transcurridos dos meses desde la fecha de la firma del primer otorgante no se hayan presentado alguno o algunos de los demás declarantes, el notario anotará en el instrumento lo acaecido, dejará constancia de que por ese motivo no lo autoriza y lo incorporará al protocolo.”

“Artículo 243. Distintas clases de documentos. Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, mensajes de datos, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, videograbaciones, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares.

Los documentos son públicos o privados. Documento público es el otorgado por el funcionario público en ejercicio de sus funciones o con su intervención. Así mismo, es público el documento otorgado por un particular en ejercicio de funciones públicas o con su intervención. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es instrumento público; cuando es autorizado por un notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura pública.”

“Artículo 244. Documento auténtico. Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito, firmado, o cuando exista certeza respecto de la persona a quien se atribuya el documento.

Los documentos públicos y los privados emanados de las partes o de terceros, en original o en copia, elaborados, firmados o manuscritos, y los que contengan la reproducción de la voz o de la imagen, se presumen auténticos, mientras no hayan sido tachados de falso o desconocidos, según el caso.

También se presumirán auténticos los memoriales presentados para que formen parte del expediente, incluidas las demandas, sus contestaciones, los que impliquen disposición del derecho en litigio y los poderes en caso de sustitución.

Así mismo se presumen auténticos todos los documentos que reúnan los requisitos para ser título ejecutivo.

La parte que aporte al proceso un documento, en original o en copia, reconoce con ello su autenticidad y no podrá impugnarlo, excepto cuando al presentarlo alegue su falsedad. Los documentos en forma de mensaje de datos se presumen auténticos.

Lo dispuesto en este artículo se aplica en todos los procesos y en todas las jurisdicciones.”

“Artículo 250. Indivisibilidad y alcance probatorio del documento. La prueba que resulte de los documentos públicos y privados es indivisible y comprende aun lo meramente enunciativo, siempre que tenga relación directa con lo dispositivo del acto o contrato.”

“Artículo 259. Instrumento público defectuoso. El instrumento que no tenga carácter de público por incompetencia del funcionario o por otra falta en la forma se tendrá como documento privado si estuviere suscrito por los interesados.”

“El proceso de perfección de una escritura pública, como aquella en que ha de constar el ánimo postrimero, se halla, con arreglo al artículo 13 del Decreto 960 de 1970, constituido por cuatro fases bien diferenciadas, al punto que “la recepción consiste en percibir las declaraciones que hacen ante el notario los interesados; la extensión es la versión escrita de lo declarado; el otorgamiento es el ‘asentimiento expreso que aquellos prestan al instrumento extendido; y la autorización es ‘la fe que imprime el notario al instrumento en vista de que se han llenado los requisitos pertinentes (se enfatiza) y de que las declaraciones han sido realmente emitidas por los interesados’ (Art. 14).

De manera que la culminación del proceso es la autorización, o sea la firma del notario, la cual no puede estamparse sino cuando los requisitos legales para el perfeccionamiento de la escritura pública están totalmente cumplidos. El notario autorizará el instrumento una vez cumplido todos los requisitos formales del caso, y presentados los comprobantes pertinentes (énfasis de la Corte), suscribiéndolo con firma autógrafa en último lugar’ (art.40).”

“La Corte Suprema de Justicia es muy clara en cuanto a los pasos a seguir para el perfeccionamiento de la escritura pública y por eso establece estrictamente la comparecencia del notario frente al acto al cual le va a otorgar fe pública. Desde la recepción hasta la autorización es deber del notario estar frente a las partes y acto jurídico que va a tomar carácter de solemne. Es de esta manera, como se debería hacer el perfeccionamiento de la escritura pública a nivel cultural hoy en día, es decir, como realmente se debería materializar. Esto porque, las escrituras públicas se componen de una frase muy especial dada por el notario y es “compareció ante mí”, que es necesario analizarla jurídica y lingüísticamente para determinar si se materializa a nivel cultural en la realidad”.