ARTÍCULO 151. NOTARIO ENCARGADO.

“Artículo 2.2.6.1.5.3.16. Deber de comunicación. Cuando la superintendencia de notariado y registro tenga conocimiento de situaciones de retiro forzoso, falta absoluta de notario o abandono del cargo, lo comunicará a la entidad nominadora o a la primera autoridad política del lugar según el caso, con el fin de que se adopten las medidas legales pertinentes.”

“Artículo 2.2.6.1.5.3.6. Propiedad, interinidad o encargo. El notario desempeña el cargo en propiedad, en interinidad o por encargo:

1. En propiedad cuando, con el lleno de los requisitos legales exigidos para el cargo, ha sido seleccionado mediante concurso.

2. En interinidad, cuando ha sido designado como tal:

a) Por no realizarse el concurso convocado o éste se declarare desierto;

b) Por encargo superior a tres meses, y

c) Por falta absoluta del titular.

3. Por encargo cuando ha sido designado para suplir faltas del titular.”

“ASUNTO: Escrito radicado con el número ER-023047. Naturaleza jurídica entre los empleados y notarios, Delegación de funciones notariales, Notario en calidad de encargo”

(…)

“En atención a su solicitud radicada con el número citado en la referencia, me permito manifestare que los diferentes ternas objeto de la misma, han sido tratado de tiempo atrás por este Despacho, gracias a lo cual ha permitido una variedad de conceptos cuyos apartes basta resumir enseguida para resolver sus inquietudes de acuerdo a lo consultado.

Por otro parte, encontramos que las disposiciones transcritas facultan al notario para crear, bajo su responsabilidad, los empleos que requiera para prestar un servicio eficaz, le impone la obligación de pagar los salarios a sus empleados, de afiliarlos al sistema de seguridad social y pagar los aportes patronales, afiliarlos a una caja de compensación familiar y demás prestaciones que consagra la ley laboral.”

(…)

“De acuerdo a los diferentes planteamientos que ha emitido la Corte Constitucional, los notarios son particulares que colaboran con la administración pública, "que prestan en forma permanente la función pública notarial, bajo la figura de la descentralización por colaboración" (Sentencia C-1212/01; otras sentencias son la C-1508/00, C-741/98, C-181/97, T-683/98). Por esta razón, es restrictivo el tema de delegación de funciones, porque por medio de la figura descentralización por colaboración, la Nación le atribuye a los notarios ejercer la función pública notarial y éste a su vez no puede delegar funciones, debe cumplir con el principio de inmediación y con la función notarial que le concedió el Gobierno Nacional.

Con relación al numeral quinto, me permito informarle que para ejercer el cargo de notario en calidad de encargado, el notario debe haber solicitado una licencia o permiso ante la Superintendencia de Notariado y Registro o autoridad competente dependiendo la categoría de la notaría y adjuntar en la solicitud, la fotocopia de la cédula de ciudadanía, tarjeta profesional y antecedentes disciplinarios expedidos por la Procuraduría General de la Nación y copia del certificado judicial de las personas que los reemplazarán en sus ausencias temporales.

El notario en calidad encargado no podrá durar en el cargo, por más de noventa (90) días, pero bajo responsabilidad del notario titular(1), siempre y cuando el postulante que se delega sea idóneo para ejercer el cargo, de acuerdo a la categoría de la notaría y a lo establecido en los artículos 132, 153, 154 y 155 del Decreto 960 de 1970.

Para responder sus preguntas relacionados con los temas de que si un abogado suscribe un contrato con un notario si se encuentra impedido o si el asesor puede desempeñarse como notario encargado, le informo que esta oficina ya se renunció al respecto mediante un caso similar, consulta de la cual adjunto copia N° 10227 del 01 de julio 2009.”