ARTÍCULO 100. INEXISTENCIA.

“Artículo 2.2.6.1.2.1.3. Falta de firma de uno de los otorgantes. Cuando transcurridos dos meses desde la fecha de la firma del primer otorgante no se hayan presentado alguno o algunos de los demás declarantes, el notario anotará en el instrumento lo acaecido, dejará constancia de que por ese motivo no lo autoriza y lo incorporará al protocolo.”

“Artículo 2.2.6.1.3.1.1 Documentos no autorizados. El instrumento que no haya sido autorizado por el notario no adquiere la calidad de escritura pública y es inexistente como tal. Empero, cuando en un instrumento solamente faltare la firma del notario y la omisión se debiere a causas diferentes de las que justifican la negativa de la autorización, la superintendencia de notariado y registro, con conocimiento de causa, podrá disponer mediante resolución motivada que el instrumento se suscriba por quien esté ejerciendo el cargo. A la solicitud se allegará certificación expedida por el notario en la cual conste que el instrumento reúne todos los requisitos legales con excepción de la autorización.”

“Artículo 243. Distintas clases de documentos. Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, mensajes de datos, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, videograbaciones, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares.

Los documentos son públicos o privados. Documento público es el otorgado por el funcionario público en ejercicio de sus funciones o con su intervención. Así mismo, es público el documento otorgado por un particular en ejercicio de funciones públicas o con su intervención. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es instrumento público; cuando es autorizado por un notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura pública.”

“Con fundamento en las previsiones legales contenidas en los artículos 100 del Decreto Ley 960 de 1970 y 47  del Decreto 2148 de 1983, me permito recordarle que con antelación a la solicitud que le corresponde hacer a usted ante esta Superintendencia relacionada con la petición de autorización para firmar aquellos proyectos de escritura que no fueron suscritos por el notario ante quien se otorgaron, es de su entera  responsabilidad como requisito sine qua non, evaluar detenida y concienzudamente cada caso en particular, a efecto de establecer si tales documentos cumplen con todos  los requisitos exigidos por la ley.

En ese sentido, si una vez efectuado por el notario el análisis cuidadoso y objetivo, concluye que el proyecto o proyectos de escritura reúnen todas las exigencias legales, le corresponde a dicho funcionario expedir con destino a esta Superintendencia el certificado a que aluden las normas precitadas y solicitar autorización para firmarlos.

Desde luego que conjuntamente con la petición debe enviar una relación que contenga los siguientes datos: número y fecha del proyecto escriturario, naturaleza del acto o contrato y el nombre de los otorgantes y explicar sucintamente cual fue la razón para que no se hubiere firmado en su momento, la cual debía averiguar previamente.

Concepto 390: Sobre el particular, inicialmente es importante precisar, que los conceptos emitidos por esta Oficina Asesora Jurídica se ciñen a los parámetros establecidos por el inciso tercero, artículo 25 del decreto 01 de 1984 – Código Contencioso Administrativo -, esto es, no comprometen la responsabilidad de esta Superintendencia, ni son de obligatorio acatamiento o ejecución por los Registradores de Instrumentos Públicos y/o Notarios del país.

Aquellos, simplemente reflejan el criterio que sobre una materia en particular pueda tener esta Entidad y se profieren en desarrollo de las funciones asignadas por el decreto 412 de 2007. Las declaraciones, sea que lleguen ya redactadas en una minuta, sea que los particulares las hagan en forma oral ante el Notario, están precedidas de la “Comparecencia”, esto es, del acto mediante el cual se presentan en persona los otorgantes se identifican, ante el Notario.

El Notario podrá identificarlos mediante la exhibición que el usuario haga de la Cédula de Ciudadanía, si es ciudadano colombiano; de la Cédula de Extranjería, si es extranjero; o con los documentos propios para el efecto, como son pasaporte, visa vigente, etc.”

“Artículo 47. El instrumento que no haya sido autorizado por el notario no adquiere la calidad de escritura pública y es inexistente como tal. Empero, cuando en un instrumento solamente faltare la firma del notario y la omisión se debiere a causas diferentes de las que justifican la negativa de la autorización, la Superintendencia de Notariado y Registro, con conocimiento de causa, podrá disponer mediante resolución motivada que el instrumento se suscriba por quien esté ejerciendo el cargo. A la solicitud se allegará certificación expedida por el notario en la cual conste que el instrumento reúne todos los requisitos legales con excepción de la autorización.”