ARTÍCULO 106. LIBROS.

“Artículo 2.2.6.1.2.3.5. Acta. Toda actuación notarial referente a la apertura y publicación del testamento cerrado se hará constar en acta que será suscrita por quienes intervengan en la diligencia.”

“Artículo 2.2.6.1.2.9.1. Prueba de la comparecencia. Cuando se trate de comprobar que una persona concurrió a la notaría a otorgar una escritura prometida, el notario dará testimonio escrito de la comparecencia mediante acta o escritura pública, a elección del interesado. En todos los casos el notario dejará constancia de los documentos presentados por el compareciente.”

“Los libros que legalmente deben llevar los notarios estarán debidamente organizados para su rápida consulta y diligenciados de manera pulcra, sin tachaduras ni enmendaduras evidentes, además deben llevar notas de apertura y cierre al finalizar el respectivo libro. De igual modo, cuando el libro sea conformado por hojas individuales deberá ordenarse su empaste en material resistente o duro, indicando en su carátula o en el lomo de este, el tema que contiene, el número de escrituras y/o folios si es del caso.

Es deber del notario conservar copia de todas las actas que elabore en el ejercicio de sus funciones, incluyendo las declaraciones extra-proceso, asignándoles una numeración consecutiva con vigencia anual. Al final de las actas anotará el valor de los derechos notariales percibidos y del IVA. Con las copias irá formando libros separados o individuales de acuerdo con la naturaleza de la actuación autorizada, los que clausurará al final de cada año.”

“Artículo 55. El notario, además de los libros que constituyen el archivo, tendrá el de actas que suscriba en ejercicio de su función y que no deban ser protocolizadas según la ley. En los círculos en donde haya más de una notaría se llevará el de actas de reparto, el cual una vez clausurada se enviará a la Superintendencia de Notariado y Registro o a la oficina de registro de instrumentos públicos correspondiente.”