ARTÍCULO 56. PROTOCOLIZACIÓN.

“Artículo 2. Autorización. La autorización de las declaraciones de voluntad que de conformidad con la ley requieran de la solemnidad de escritura pública, al igual que la de aquellas que los interesados deseen revestir de tal solemnidad, causará los siguientes derechos:

Parágrafo 1°. Cuando la protocolización de un documento que se incorpore a la escritura pública, y no sea de la esencia del acto o contrato y este corresponda a la decisión voluntaria del otorgante se aplicará la tarifa de los actos sin cuantía por cada uno de ellos.

Parágrafo 2°. La protocolización de los expedientes de los tribunales de arbitramento, en cumplimiento del artículo 159 del Decreto número 1818 de 1998, causará derechos notariales correspondientes a lo previsto en los ordinales a) y b) del artículo 2° de este decreto, según sea el caso.”

“Artículo 3. Protocolización. Los derechos notariales que causa la protocolización de documentos se liquidarán teniendo en cuenta lo previsto en los ordinales a) y b) del artículo 2º de este decreto, según el caso.

a) Actos sin cuantía o no determinable. Los actos que por su naturaleza carezcan de cuantía o cuando esta no se pudiere determinar, la suma de cuarenta y seis mil cuatrocientos pesos ($46.400,00).

b) Actos con cuantía. Aquellos cuya cuantía fuere igual o inferior a ciento treinta y dos mil novecientos pesos ($132.900,00), la suma de quince mil ochocientos pesos ($15.800,00).

A las sumas que excedan el valor antes señalado, se le aplicará la tarifa única del tres por mil (3×1000).

“Artículo 28. El notario ante quien se extienda una escritura que cancele otra que no reposa en su protocolo, advertirá claramente en el mismo instrumento al interesado que ésta implica el otorgamiento de una nueva que es la de protocolización del certificado, para que con base en ella se produzca la nota de cancelación.”

“Artículo 40. En la escritura por medio de la cual se enajene o traspase la propiedad sobre unidad o unidades determinadas de un edificio sometido al régimen de propiedad horizontal, no será necesario insertar copia auténtica del reglamento, siempre que la escritura de constitución se haya otorgado en la misma notaría.

En caso contrario se protocolizará con esta copia auténtica de la parte pertinente del reglamento que sólo contendrá la determinación de áreas y linderos de unidades sobre las cuales verse el traspaso y de las que tengan el carácter de bienes afectados al uso común.”

“Artículo 44. El notario ante quien se extienda una escritura que modifique, adicione, aclare o afecte en cualquier sentido el contenido de otra que no reposa en su protocolo, expedirá un certificado que entregará al usuario con destino a la notaría en donde se encuentra la escritura afectada para que, previa su protocolización, se proceda a colocar la correspondiente nota de referencia.”

“Artículo 55. El notario, además de los libros que constituyen el archivo, tendrá el de actas que suscriba en ejercicio de su función y que no deban ser protocolizadas según la ley. En los círculos en donde haya más de una notaría se llevará el de actas de reparto, el cual una vez clausurado se enviará a la superintendencia de notariado y registro o a la oficina de registro de instrumento públicos correspondiente.”

“De las protocolizaciones artículo 7 Inciso 2. Hacer protocolizar en la Notaría de la Provincia respectiva, dentro de seis meses, contados desde la fecha de la publicación de esta Ley, todos los títulos y documentos pertenecientes a la comunidad que gobiernan y custodiar las copias que les expidan, previo el correspondiente, registro.”

“Al fin y al cabo, no puede con-fundirse el documento como continente, que es una cosa, con las manifestaciones vertidas en él, más precisamente, con el acto documentado, en este caso el testimonio.

Esa transmutación es cierta no puede ocurrir, porque las disposiciones probatorias, ab antique, han diferenciado esencial y diáfanamente los dos medios de prueba en comente -testimonio y documento-, de suyo, dueños de fisonomía propia y, por contera, de autogobierno y sustantividad, fijándole a cada uno la forma precisa para ser incorporados al plenario.

Sobre este particular, señala la doctrina especializada que, por el aspecto exterior, “el testimonio es un acto y el documento un objeto y, por tanto el primero es un medio subjetivo y el segundo un medio objetivo de representación”, mientras que, desde la perspectiva de su formación, “la representación documental es inmediata y permanente'”, porque el factum que se documenta se refleja directamente en el documento, el cual tiene eficacia “para conservar por si la huella del hecho representado independientemente de la memoria del hombre”, al paso que la representación testimonial “es mediata y transeúnte”, en cuanto “la individualidad del hecho a representar se fija inmediatamente en la memoria de un hombre y solo a través de esta se reproduce en la representación”, lo que explica que la declaración testificial se limite “a una reconstrucción del hecho representado con elementos puramente subjetivos”, diferencias estas a las que se agrega, que “el documento puede referirse a hechos pasados, presentes o futuros; en cambio el testimonio hace referencia, siempre, a hechos pasados”.

(…)

“Exigencia para la existencia de un acto, mientras que el testimonio no lo es, en ningún caso”; el primero puede provenir de las partes o de un tercero, mientras que el segundo, stricto sensu, solo puede emanar de este, todo lo cual justifica que para la apreciación de un testimonio, itérase, impregnado de una buena dosis de subjetivismo en la evocación de los hechos y caracterizado por la transitoriedad en la fijación de los mismos, el legislador haya previsto que su producción demande la presencia del juez, para que, vox viva, el testigo exprese su relato.

Si ello es así, como en efecto lo es, mucho menos tiene lugar la aducida transformación de la naturaleza del medio probatorio en cuestión por gracia de la mera protocolización en escritura pública del escrito contentivo de unas pruebas testimoniales extra proceso, porque si esa protocolización no tiene la eficacia de darle al continente de las versiones testimoniales más fuerza o firmeza de la que realmente tiene Decreto 960 de 1970, art. 57] -esto es, como demostración viva de esos testimonios extra proceso-, mucho menos puede convertirlos, en puridad, en medio de prueba documental, como si se tratara de un procedimiento o una fórmula, mutatis mutandis, de naturaleza alquimista, detonante de la supuesta metamorfosis.

De lo anterior se desprende, entonces, que las declaraciones extraprocesales so protocolizadas en escritura pública siguen preservando su naturaleza procesal de arquetípicos y genuinos testimonios, formulados, en este específico caso, en forma extraprocesal, por lo cual son objeto de la ineludible exigencia ex lege de la ratificación, de conformidad con lo previsto en el artículo 229 del código de procedimiento civil, ya transcrito. Por tal razón, no resulta aplicable al sub lite el artículo 22 del decreto 2651 de 1991, por manera que no se presentó el yerro de derecho endilgado por el recurrente, habida cuenta que el tribunal aplicó correctamente el mandato inmerso en el artículo 229 de la citada codificación.”

“FUNCIÓN NOTARIAL, NOTARIOS Y

ORGANIZACIÓN NOTARIAL

(…)

3. LOS ACTOS NOTARIALES TRADICIONALES

(…)

3.2. Las escrituras públicas

(…)

18) Protocolización

a) La protocolización consiste en incorporar en el protocolo medio de escritura pública las actuaciones, expediente o documentos que la ley o el juez ordenen insertar en él para su guarda y conservación, o que cualquiera persona le presenta al no con los mismos fines.

b) Por la protocolización no adquiere el documento protocolizado mayor fuerza o firmeza de la que originalmente tenga.

c) Cuando las actuaciones o documentos que deban protocolizarse estén sujetos al registro, esta formalidad se cumplirá previamente a la protocolización.”^[81]

“¿Qué es el protocolo? El Protocolo es el archivo fundamental del Notario y se forma con todas las escrituras que se otorgan ante él y con las actuaciones y documentos que se insertan en el mismo. ¿Qué significa protocolizar? La protocolización consiste en incorporar en el protocolo por medio de escritura pública las actuaciones, expedientes o documentos que la Ley o el Juez ordenen insertar en él para su guarda y conservación, o aquel que cualquier persona le presente al Notario con los mismos fines.”