ARTÍCULO 209. VIGILANCIA.

“Con el fin de dar claridad respecto de las disposiciones contenidas en la Instrucción Administrativa 05 de 2021. Con el objetivo de brindar claridad a los usuarios y estandarizar el uso de la imagen institucional de la SNR, en la referida Instrucción se indicó:

1. Aspectos Facultativos: Hace referencia a los avisos de las fachadas utilizados por las notarías. Sobre el particular, en la Instrucción se dispuso que aquellas notarías que “ya tienen sus avisos de fachada e interiores establecidos y no desean actualizarlos, no se encuentran obligadas a hacerlo”. De igual manera, tratándose de notarías nuevas que van a establecer sus avisos o de aquellas que deseen modificar los avisos con los que ya cuentan, se sugirieron lineamientos respecto del uso del logo institucional mediante diversos ejemplos que, en todo caso, pueden ser ajustados a los espacios que cada notaría disponga para ellos. (Numeral 4 del manual).

2. Aspectos obligatorios: Sobre este asunto, todas las Notarías deberán incluir de forma obligatoria, al interior de la sede notarial y en un lugar visible de la zona principal de atención, un aviso que le comunique al usuario del servicio público notarial que, respecto de la notaría, esta Superintendencia ejerce las funciones de inspección, vigilancia y control, para lo cual se sugirió un diseño y tamaño de dicho aviso mediante ejemplos. (Numeral 5 del manual) Adicionalmente, la Superintendente de Notariado y Registro señaló: “(…)

Con el fin de estandarizar el uso de la imagen institucional, el Grupo de Comunicaciones de la SNR emitió el Manual de Diseño de Avisos en Notarías con código MP – CNEA – PO – 01 – PR – 03 – MN – 01, el cual, a partir de la fecha, será implementado en todas las notarías, así como las directrices que se fijen en el documento que lo actualice, modifique o reemplace. el aviso y sus componentes propuestos podrán ser ajustados proporcionalmente en su tamaño dependiendo del espacio con el que cuenta cada notaría en su área de recepción al público”

Igualmente, si la notaría ya cuenta actualmente con un aviso implementado que cumpla con la función referida, esto es, la de informar al usuario del servicio de forma específica que se encuentra “Vigilado por la Superintendencia de Notariado y Registro”, con el mismo se habrá cumplido el requisito del aviso obligatorio descrito en la Instrucción Administrativa No. 5 de 2021. Sin otro motivo.”