ARTÍCULO 24. IDENTIFICACIÓN DE COMPARECIENTES.

“El sistema de identificación biométrica en línea ha sido implementado al amparo del marco jurídico colombiano, con el objeto de asegurar la seguridad y confiabilidad de los actos y trámites que requieren de la obtención de la huella dactilar como medio de identificación inmediato de la persona, siempre que éstos estén previstos en la ley y se adelanten por medios electrónicos que garanticen la interoperabilidad para cotejar la identidad del titular de la huella con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

De manera que al ser eliminada de manera expresa la huella dactilar en todo acto, trámite, procedimiento o actuación, se incorporó una prohibición de exigir requisitos o exigencias de este tipo en el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones, salvo cuando las mismas se encuentren expresamente autorizadas por la Ley. Razón suficiente para que esta Superintendencia dentro del marco de sus competencias de inspección, vigilancia y control sobre el servicio público notarial, procediera a impartir las directrices e instrucciones necesarias para asegurar que de manera excepcional en aquellos actos descritos en el artículo 17 ibidem, y que se relacionan con la función fedataria, fuera exigible la obtención de la huella dactilar como medio de identificación inmediato de la persona.

“Artículo 2.2.6.1.2.1.4. Identificación en caso de urgencia. En caso de urgencia, calificada por el notario, el compareciente que carezca de documento de identificación legal pertinente podrá identificarse con otros documentos auténticos, o mediante la fe de conocimiento personal del notario.”

“El proyecto de identificación y autenticación biométrica en línea, en la actualidad se encuentra en un proceso de implementación, como resultado de una decidida y contundente intervención del Gobierno Nacional, que tras una gestión orientada a proteger los intereses del ciudadano como eje central y esencial del servicio notarial, en orden a contrarrestar los crecientes fenómenos de suplantación y falsedad en documento público, ha logrado la materialización de las políticas impulsadas en materia de seguridad y confiabilidad. Logro que fue posible por el compromiso constante del notariado con el país y la responsabilidad social que siempre les ha caracterizado en la guarda de la fe pública, y que, tras un esfuerzo sin antecedentes, permite que el proyecto de biometría en línea sea hoy una realidad, que posiciona al notariado colombiano como primero en el mundo en adoptar este sistema.

Con el mandato previsto en el artículo 18 del Decreto Ley 019 de 2012, y por el cual las entidades públicas y particulares que ejercen funciones públicas, deben contar con medios tecnológicos de interoperabilidad para cotejar la identidad del titular de la huella con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, en los actos o tramites en los cuales corresponde exigir la huella dactilar como medio de identificación inmediato de la persona, se hace necesario adoptar por esta Delegada para el Notariado, todas las medidas de orden administrativo, necesarias para la verificación del cumplimiento de tal presupuesto.

A partir del 30 de septiembre de 2015, se adelantarán visitas y/o requerimientos formales a cada uno de los despachos notariales, para constatar el cumplimiento de las obligaciones previstas en el artículo 18 ibidem, y la Resolución 6467 de 2015, con todo esto se busca garantizar prestación del servicio notarial, en los términos dispuestos en el Decreto Ley 019 de 2012.”

“Artículo 17. Eliminación de huella dactilar. Suprímase el requisito de imponer la huella dactilar en todo documento, trámite, procedimiento o actuación que se deba surtir ante las entidades públicas y los particulares que cumplan funciones administrativas. Excepcionalmente se podrá exigir huella dactilar en los siguientes casos:

1. Servicios financieros de entidades públicas

2. Trámites propios del sistema general de seguridad social en pensiones

3. Trámites ante registro públicos

4. Trámites relacionados con el pasaporte y la cédula de extranjería

5. Visas y prórrogas de permanencia

6. Escrituras públicas

7. Visita a internos e internas en establecimientos de reclusión del instituto nacional penitenciario y carcelario -INPEC-

8. Cédula de ciudadanía y tarjeta de identidad

9. Autorización para salida de menores de país

10. Cesión de derechos

11. Comercio de armas, municiones y explosivos

12. Otorgamiento de poderes

13. Registros delictivos

14. Trámites para el registro de víctimas y ayuda humanitaria

En todo caso la exigencia de la huella dactilar será remplazada por su captura mediante la utilización de medios electrónicos conforme a lo previsto en el presente decreto.

Artículo 18. Verificación de la huella dactilar por medios electrónicos. En los trámites y actuaciones que se cumplan ante las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones administrativas en los que se exija la obtención de la huella dactilar como medio de identificación inmediato de la persona, ésta se hará por medios electrónicos. Las referidas entidades y particulares contarán con los medios tecnológicos de interoperabilidad necesarios para cotejar la identidad del titular de la huella con la base de datos de la registraduría nacional del estado civil.

Si el trámite no requiere de la identificación inmediata de la persona, la autoridad o el particular encargado de funciones administrativas coordinarán con la registraduría nacional del estado civil el mecanismo de verificación de la información requerida.

Cuando por razones físicas la persona que pretenda identificarse no pueda imponer la huella dactilar o esta carezca de calidad suficiente para identificarla, la verificación de la identidad se hará mediante la comparación de su información biográfica con la que reposa en la base de datos de la registraduría nacional del estado civil. De igual forma se procederá para identificar a personas menores de siete (7) años, caso en el cual deberá acompañarse copia del registro civil de nacimiento.

La comprobación de identidad a través de la registraduría nacional del estado civil no tendrá costo para la entidad pública o el particular que ejerza funciones administrativas

Parágrafo 1. La identificación mediante la obtención electrónica de la huella dactilar no excluye la presentación del documento de identidad. En caso de que la persona no tenga documento de identidad, el requisito se surtirá con la exhibición de comprobante del documento en trámite, expedido por la registraduría nacional del estado civil, el cual se presume auténtico.

Parágrafo 2. Cuando sea necesario, y con el fin de obtener la huella dactilar en sitios distintos a su sede operativa, las autoridades o los particulares en ejercicio de funciones administrativas podrán incorporar mecanismos móviles de obtención electrónica remota de la huella dactilar. Las notarías del país están obligadas a contar con sistemas de obtención electrónica remota de la huella dactilar.

Parágrafo 3. Para los efectos de este artículo, entiéndase que el documento de identidad es la cédula de ciudadanía, la cédula de extranjería, la tarjeta de identidad o el pasaporte si el nacional que se identifica se encuentra en el exterior.

Parágrafo 4. Los particulares que prestan servicios públicos podrán incorporar mecanismos de obtención electrónica de la huella dactilar de usuarios, clientes o consumidores cuando resulte indispensable para evitar suplantaciones o fraudes, e interoperar con la base de datos de la registraduría nacional del estado civil para verificar su identidad.

Parágrafo transitorio. Las obligaciones a que se refiere este artículo serán exigibles a las autoridades públicas y a los particulares que cumplan funciones administrativas a partir de las siguientes fechas:

1. Para las autoridades o particulares que cumplen funciones administrativas en los distritos y municipios de categoría especial, primera y segunda, así como para las oficinas consulares de la república de Colombia, a partir del 1 de julio de 2012.

2. Para las autoridades o particulares que cumplen funciones administrativas, ubicados en los distritos y municipios de categoría tercera y cuarta, a partir del 1 de enero de 2013.

3. Para las autoridades o particulares que cumplen funciones administrativas, ubicadas en los distritos y municipios de categoría quinta y sexta, a partir del 1 de julio de 2013.

4. Para el instituto nacional penitenciario y carcelario INPEC, a partir del 1 de julio de 2013.”

“Artículo 11. En caso de urgencia, calificada por el notario, el compareciente que carezca de documento de identificación legal pertinente podrá identificarse con otros documentos auténticos o mediante la fe de conocimiento personal del notario.”

“Artículo 25. El notario no permitirá el otorgamiento del instrumento cuando no se le compruebe la definición de la situación militar por los comparecientes que de acuerdo con normas legales deban cumplir este requisito, salvo en lo relacionado exclusivamente con el estado civil. Cuando se actúe por poder, tal circunstancia debe constar en él certificada por quien lo autentique, a menos que se acredite en el momento de suscribir la escritura.”

“Si bien es cierto que, el artículo primero de la Ley 39 de 1961, expresa en su tenor literal, que: “los mayores de 18 años sólo podrán identificarse con la cédula de ciudadanía laminada”, también es cierto que la norma en comento ha sido modificada por otras normas posteriores, en cuanto a que, ya no es el único documento que sirve para identificar a los ciudadanos en todos sus actos, como lo preceptúa la citada ley; pues tenemos que el artículo 24 del Decreto – Ley 960 de 1970, expresa que: la identificación de los comparecientes se hará con los documentos legales pertinentes dejando testimonio de cuales son estos, sin embargo, en caso de urgencia, a falta de documento especial de identificación podrá el notario identificarlos con otros documentos auténticos o mediante fe de los conocimientos de parte suya.”

(…)

“Igualmente el Código de Procedimiento Civil deja abierta la posibilidad de que en ciertas circunstancias puede aceptarse la identificación de los ciudadanos con medios probatorios distintos de la cédula de ciudadanía, cuando al tratar de la declaración de terceros, expresa el Art. 227 que: presente e identificado el testigo, el juez exigirá… ya que no establece que esencialmente sea con cédula de ciudadanía, si se trata de colombianos mayores de 18 años.

la expedición de los documentos de identidad no es una actividad de la administración iniciada en ejercicio del derecho de petición, sino que obedece a un procedimiento preestablecido, que básicamente, está sujeto a los principios de celeridad, eficiencia y eficacia que deben estar presentes en todas las actividades de la administración para el cumplimiento de los fines del Estado.

La Constitución y la ley han asignado a la cédula de ciudadanía, tres funciones particularmente diferentes pero unidas por una finalidad común, cual es la de identificar a las personas, permitir el ejercicio de sus derechos civiles y asegurar la participación de los ciudadanos en la actividad política que propicia y estimula la democracia.”

“Que los servidores públicos ejerzan su función sobre la base de la buena fe de los administrados no es en modo alguno graciosa concesión otorgada por los primeros a los segundos sino derecho de rango constitucional y, por tanto, regla de obligatoria observancia en todo tipo de trámites y diligencias.

La vigencia del artículo 83 de la Carta ha implicado un cambio sustancial en el desarrollo de las funciones estatales, ya que ha invertido los términos de relación, con miras a eliminar el tradicional esquema de desconfianza y recelo que caracterizaba el comportamiento de las autoridades respecto de los particulares. La carga de probar a cada paso la licitud y lealtad de la propia conducta, que pesaba irremediablemente sobre quien actuara ante los entes oficiales y que suponía el presupuesto de la mala fe, ha sido sustituida por la presunción contraria (la de que toda persona actúa de tales casos la posible buena fe), quedando en cabeza del Estado y de sus funcionarios la responsabilidad de desvirtuarla:

Las actuaciones de los particulares y de las autoridades deberán ceñirse a los postulados de la buena fe, la cual se presumirá en todas las gestiones que aquellos adelanten ante estas”. La función pública ha sido puesta al servicio de los intereses colectivos y se ejerce en beneficio de los asociados, no en su contra. De tal modo que, por tanto, que quienes la desempeñan no tienen cometido (como suele creerse en algunas demostrar su validez dependencias) el de obstaculizar y complicar la vida de las personas y su la facultad que normal actividad, sino el de contribuir, dentro del ámbito de las atribuciones que a cada organismo y funcionario corresponde, al desenvolvimiento armónico y ordenado de las múltiples relaciones propias de la convivencia social.

Reitera la Corte lo ya afirmado por ella en Sentencia T-568 del 23 de octubre de 1992 en el sentido de que “el ejercicio de la función estatal no contrapone ni enfrenta al ciudadano con la autoridad, sino que, por el contrario, debe ser la ocasión para su acercamiento y mutua colaboración en aras de los objetivos que identifican a todos los miembros de la colectividad.

(…)

“La perspectiva de la buena fe no puede perderse de vista cuando se trata del ejercicio de actividades lícitas y permitidas pero que, por exigencia del legislador, están sujetas a la regulación y al control de la autoridad.

Ha de entenderse en primer lugar que en tales casos la posibilidad de establecer permisos, licencias, autorizaciones o requisitos está reservada a la ley, que puede hacer las correspondientes exigencias directamente o autorizar que así se haga según expresos mandatos constitucionales.

Partiendo del principio de la buena fe que, se repite, obliga a todo servidor público, tales autoridades no pueden presumir la falsedad o la alteración del documento que se les presenta y, por tanto, ni pueden exigir a su titular que adelante trámites enderezados a demostrar su validez o autenticidad, ni les está permitido desconocer de facto las facultades que mediante el acto administrativo le han sido conferidas.”