ARTÍCULO 188. LICENCIAS.

“Artículo 188. Los Notarios tienen derecho a separarse del ejercicio de sus cargos mediante licencias hasta por noventa días continuos o discontinuos en cada año calendario, y a obtener licencia por enfermedad o incapacidad física temporal hasta por ciento ochenta días, en cada caso. Los Notarios de carrera, además tendrán derecho a licencia hasta por dos años, pero solo para proseguir cursos de especialización o actividades de docencia o investigación o asesoría científica al Estado, previo concepto favorable del Consejo Superior de la Administración de Justicia. (Declarado inexequible las expresiones tachadas mediante Sentencia de la Corte Constitucional C-153 de 1999)

De acuerdo con lo anterior, los Notarios tienen derecho a separarse del ejercicio de sus cargos mediante licencias hasta por noventa días continuos o discontinuos en cada año calendario, así como los Notarios de carrera, además tendrán derecho a licencia hasta por dos años, pero solo para proseguir cursos de especialización o actividades de docencia o investigación o asesoría científica, en consecuencia, el estatuto notarial, no contempla la viabilidad que los notarios se separen temporalmente,

Finalmente, es importante destacar que los Artículos 2.2.6.1.5.6.1 y ss del Decreto 1069 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho, frente a las situaciones administrativas de los notarios dispone:

Artículo 2.2.6.1.5.6.4. licencias ordinarias. Los notarios tienen derecho a licencias ordinarias hasta por noventa días continuos o discontinuos, de cada año.

Los notarios de carrera tienen derecho a solicitar licencia hasta por dos (2) años, para cursos de especialización o actividades de docencia o investigación, o asesoría científica al estado, previo concepto del consejo superior.

Artículo 2.2.6.1.5.6.6. prohibiciones durante la licencia. durante el lapso de la licencia, el notario está cobijado por las prohibiciones legales, especialmente por las señaladas en el Artículo 10 del Decreto-Ley 960 de 1970.

De acuerdo con lo anterior, los notarios tienen derecho a licencias ordinarias hasta por noventa días continuos o discontinuos, de cada año y los notarios de carrera tienen derecho a solicitar licencia hasta por dos (2) años, para cursos de especialización o actividades de docencia o investigación, o asesoría científica al estado, previo concepto del consejo superior. No obstante, lo anterior, estos poseen la prohibición durante la licencia por las prohibiciones del Artículo 10 del Decreto 960 de 1970, el cual me permito citar:

Artículo 10. El ejercicio de la función notarial es incompatible con el de todo empleo o cargo público; con la gestión particular u oficial de negocios ajenos; con el ejercicio de la profesión de abogado; con el de los cargos de representación política; con la condición de ministro de cualquier culto; con el de los cargos de albacea, curador dativo, auxiliar de la justicia, con toda intervención en política, distinta del ejercicio del sufragio, y en general, con toda actividad que perjudique el ejercicio de su cargo.

Es así como, el ejercicio de la función notarial, es incompatible con el ejercicio de todo empleo o cargo público, en consecuencia, y dado que los notarios son particulares que ejercen funciones públicas, en criterio de esta Dirección Jurídica se considera que no es viable que un notario, se le conceda licencia para desempeñar un empleo público, ni le son aplicables las situaciones administrativas consagradas en el Decreto 1083 de 2015, pues la figura de la comisión de servicios está prevista para los empleados públicos, calidad de la que no goza la dignidad de Notario.

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el Artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.”

“A partir de la expedición de la presente instrucción, no habrá lugar a la licencia especial con ocasión del coronavirus covid-19, a la que tenían derecho los notarios mayores de 60 años o a aquellos menores de esta edad que presentaran alguna comorbilidad, a que hacían referencia las instrucciones administrativas 07 y 16 de 2020. en consecuencia, los notarios que deseen solicitar licencia por tal motivo podrán hacerlo a través de la licencia ordinaria de hasta 90 días por año calendario a que tienen derecho, consagrada en el artículo 188 del decreto ley 960 de 1970 y artículo 2.2.6.1.5.6.4. Del decreto 1069 de 2015.

Ahora bien, en aquellos eventos en que el notario no se encuentre en condiciones de prestar el servicio público notarial, y como consecuencia de ello, se otorgue una incapacidad para el ejercicio del cargo, podrá solicitar licencia por enfermedad conforme a lo preceptuado en el artículo 2.2.6.1.5.6.8. Del decreto 1069 de 2015, caso en el cual se surtirá el trámite dispuesto por la dirección de administración notarial para el efecto.”

“Deber Notario Encargado-Incorporación Acto Administrativo por la cual se concede permisos y licencias.

Con el fin de evitar inconvenientes y situaciones que puedan afectar al usuario del servicio notarial, los notarios que sean encargados con ocasión del permiso o licencia concedida al notario titular deberán en desarrollo del artículo 106 del Decreto 2148 de 1983, citar dentro del cuerpo del instrumento público que autoricen, el acto administrativo por el cual fueron encargados.

Lo anterior, está orientado a que los actos o trámites adelantados por quien haya sido encargado, cuenten con la validez jurídica necesaria, en cuanto solo puedan ser emitidos y autorizados por quien efectivamente goza de la investidura de notario, de manera, que los errores u omisiones de orden administrativo que puedan presentarse en este aspecto, no transciendan al usuario final, que en todo caso, tiene el derecho a conocer con absoluta certeza el acto por el cual la autoridad competente designa a quien deberá fungir como notario encargado.”

“En cumplimiento de los principios de transparencia, eficacia y eficiencia que rigen la administración pública y con el fin de mejorar el control y seguimiento de las actividades notariales, la Superintendencia de Notariado y Registro, se permite expedir la presente Instrucción Administrativa.

Si bien es cierto que tanto el Decreto-ley 960 de 1970 como su Reglamentario 2148 de 1983, disponen que los Notarios pueden hacer uso de licencias y permisos, respectivamente, no es menos cierto, que el uso que hagan de los mismos debe ser racional, y su solicitud debe hacerse de manera oportuna, presentándola como mínimo con cinco (5) días de antelación si son licencias y con tres (3) si se trata de permiso, salvo los casos de imprevistos, debidamente justificados.

La Superintendencia de Notariado y Registro, ha expedido las Instrucciones Administrativas números 01-30 de junio 8 de 2001 (derogada en lo atinente a permisos, por la No. 04 de 4 de marzo de 2003), la 04 de 2003 y 07 del 26 de enero de 2006, que contemplan la normatividad vigente sobre este tema y el procedimiento para conceder tanto las licencias como los permisos.

En el oficio de solicitud de la licencia y/o del permiso, debe consignarse los nombres y apellidos completos y número de identificación de la persona que se encargue bajo la responsabilidad del notario titular, precisando el tiempo total de los mismos e indicando los días, el mes y año, en que hará uso de ellos. Asimismo, se indicará la causa que los justifique.

Una vez expedido el acto administrativo que concede la licencia y/o permiso, no procederán modificaciones, a no ser que se trate de hecho que así lo justifique. Esta medida permitirá agilidad en el proceso y evitará el desgaste administrativo que ocasiona con las innumerables solicitudes recibidas para tal efecto.”

“Me valgo de esta oportunidad para comunicarle que he observado con preocupación el reiterado incumplimiento del contenido de las instrucciones Administrativas relacionadas con el tema de permisos por parte de algunos Notarios en aspectos tales como: no enviar las solicitudes con anterioridad, no dejar a una misma persona encargada durante el tiempo que solicitan el permiso o licencia , pedir permisos por horas y no por días, desistir reiteradamente de los permisos que han solicitado sin causa debidamente justificada, situación que ocasiona un desgaste administrativo para la Entidad y para los funcionarios que elaboran las correspondientes providencias dado que se deben elaborar dos y tres proyectos de resoluciones para un mismo permiso.

Por lo anterior, se hace necesario un nuevo pronunciamiento de esta Superintendencia sobre el tema buscando que los Notarios tomen conciencia que la función que cumplen es fundamental en la sociedad., su ministerio de consejero civil y su labor rogada y carente de conflictos tiene la altísima responsabilidad que demanda su tiempo, dedicación y cuidado al escoger la persona que lo ha de reemplazar en el permiso que solicite como titular.

Licencias y Permisos

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 188 del Decreto Ley 960 de 1.970, los notarios tienen derecho a separarse del ejercicio del cargo mediante Licencia ordinaria hasta por noventa (90) días hábiles en cada año calendario y, a solicitar Licencia por enfermedad hasta por ciento ochenta (180) días. De igual manera tiene derecho a permiso hasta por tres días debidamente motivado.”

“De conformidad a lo  dispuesto en el artículo 188 del Decreto Ley 960 de l970, los Notarios tienen derecho a separarse del ejercicio del cargo mediante licencia  ordinaria hasta por  noventa (90) días en cada año calendario; así mismo licencia especial para Notarios escalafonados  en carrera notarial  hasta por dos (2) años, previo concepto favorable del Consejo Superior de la administración de Justicia, la cual  en la práctica no opera en razón a      que éste a partir de la expedición de la Constitución política perdió vigencia;   y a obtener licencia por enfermedad o por incapacidad física hasta por ciento ochenta (180) días. También tienen derecho a permisos hasta por tres (3) días, cuando medie justa causa, según lo previsto en el artículo 112 del Decreto 2148 de l983, reglamentario del Estatuto Notarial precitado.

De allí   la necesidad de enumerar y recordar no sólo los distintos tipos o modalidades de licencias, sino la antelación con que deben formularse y el compromiso que adquiere tanto el solicitante como la persona postulada para reemplazar al titular. Por lo tanto, les solicito dar estricto cumplimiento a la presente instrucción que señala los parámetros para las solicitudes de permisos y licencias, así:

Tabla 12 Licencias y permisos- Instrucción administrativa 01-30 de 2001 de la S.N.R.

Esta Superintendencia no concederá permisos o licencias por horas: el tiempo mínimo será de un (1) día, para ambos casos. Exceptuarse el caso de los permisos especiales, que podrán ser de medio día.

Sólo se aceptará un encargado durante el tiempo que esté ausente el Notario. La persona que ejercerá el encargo debe reunir los requisitos exigidos en el artículo 60 numeral 2 literal a) del Decreto 2148 de l983.  Con el fin de efectuar el control y vigilancia que a la Superintendencia compete, la solicitud de permiso o licencia incluirá breve reseña de las calidades de quien reemplazará al titular de la Notaría.

Los invito a tener prudencia en la solicitud de sus permisos y licencias, pues el sólo hecho de ser designado Notario implica un compromiso de entrega a la comunidad que deposita la confianza en su Notario a quien espera encontrar siempre en el desempeño de sus funciones y no ocasionalmente como se viene presentando en un significativo número de notarías.”

“Artículo 5. Delegase en la Superintendencia de Notariado y Registro el otorgamiento de licencias y vacaciones de los Notarios de primera categoría y de los Registradores de Instrumentos Públicos y la designación de quienes deban reemplazarlos temporalmente.”

“LICENCIAS Y PERMISOS A LOS NOTARIOS

El Notario, como los demás empleados, tanto del sector público como en el privado, requiere breves o prolongados periodos de tiempo para atender algunas inaplazables y perentorias circunstancias sobrevinientes de enfermedad o calamidad doméstica. Así mismo requiere de lapsos de tiempos para dedicarlos al estudio, investigación o simplemente al mero asueto. Todo esto sin perder la calidad de Notario por el tiempo indicado en la incapacidad, por el lapso legal permitido por la ley o la duración específica solicitada por el Notario para cumplir compromisos de una temporalidad corta, como es el caso de asistir a foros, seminarios, cursos de capacitación y actualización.

Estas novedades en el servicio las regula el Estatuto al tenor de lo dispuesto en el artículo 188 (Decreto Ley 960 de 1970), según el cual, los notarios tienen derecho a separarse del ejercicio del cargo, mediante licencia, hasta por noventa (90) días en cada año calendario y a obtener licencia por enfermedad o por incapacidad física temporal hasta por ciento ochenta (180) días y, según lo previsto en el artículo 112 del Decreto 2148 de 1983, (incorporado al Decreto 1069 de 2015 como artículo 2.2.6.1.5.6.9) reglamentario del estatuto notarial precitado, a obtener permiso hasta por tres días, cuando medie justa causa.”

Clases de licencias

“Licencia ordinaria. Se ha entendido como el lapso durante el cual el notario, previamente autorizado por la autoridad o funcionario competente y debidamente posesionado su reemplazo, se separa transitoriamente del cargo hasta por noventa días hábiles, continuos o discontinuos en cada año calendario.

Licencia por enfermedad o por incapacidad física temporal hasta por ciento ochenta (180) días calendario en cada caso; en ambos casos, que medie solicitud escrita dirigida a la autoridad competente facultada para concederla y exista el acto administrativo de su concesión.

Licencia especial. Es aquella que se concede a los notarios hasta por dos años, bien sea para adelantar cursos de especialización, postgrados, diplomados, actividades académicas relacionadas con la docencia. Esta licencia entra a operar con la entrada en funcionamiento del Consejo Superior de la Carrera Notarial órgano este que debe dar el concepto favorable.

Se considera igualmente como licencia especial, aquella que se concede a los notarios, cuya finalidad es la asistencia a foros, seminarios nacionales o internacionales relacionados exclusivamente con la actividad notarial, cuya concesión lo será por los días que comprenda el evento, más uno de ida y otro de regreso.

Las licencias no se pueden revocar unilateralmente, pero son renunciables por el Notario, informando de ello al funcionario o autoridad competente tan pronto adopte tal decisión, para los trámites a que haya lugar.

Las licencias ordinarias y las especiales interrumpen el tiempo de servicio, a excepción de la ordinaria, que hasta por el término de quince (15) días en cada año calendario se conceda a los notarios que aún no se encuentren escalafonados en carrera notarial.

Es importante tener presente que, durante el disfrute de la licencia, el Notario se encuentra cobijado por las prohibiciones legales, especialmente las previstas en el artículo 10 del Decreto Ley 960 de 1970.

Los casos de enfermedad o perturbación que causen incapacidad física, que no excedan más de ciento ochenta días y las licencias por maternidad se rigen por las normas de seguridad social establecidas en la ley. En ambos casos, la autoridad o funcionario facultado legalmente para concederlas deben exigir la certificación o el documento idóneo que al respecto expida el ente de seguridad social respectivo; cuando la incapacidad sea expedida por un médico particular, debe presentarse tal certificación ante el médico del organismo de seguridad social al cual esté afiliado el Notario, a efecto de que sea convalidada o transcrita. El tiempo de estas licencias no interrumpe el de servicio.

En caso de no poderse conseguir a tiempo la certificación a que se hizo referencia en la situación de enfermedad, puede el Notario solicitar al funcionario competente licencia ordinaria, mientras legaliza la primera situación. Una vez obtenida la certificación, deberá enviarla al Grupo de Actividades Notariales o a la entidad nominadora, según el caso, para que se produzca la variación del acto administrativo que encaje con la verdadera causa de la novedad.”^[107]