ARTÍCULO 68. DILIGENCIA DE RECONOCIMIENTO DE DOCUMENTO PRIVADO.

“Circulación de documento privado con autenticación presuntamente falsa.

Se hace necesario alertar sobre la circulación del documento privado denominado “poder especial para la enajenación del bien inmueble lote de terreno ubicado en la urbanización El Caney de Cali matricula inmobiliaria No. 370-792769”, el cual podría tratarse de un caso de suplantación.”

“Si bien es cierto que los notarios no ostentan la calidad de funcionarios públicos, el notariado es un servicio público que prestan los notarios como particulares que ejercen una función pública bajo la figura de la descentralización por colaboración, y por lo tanto se encuentran autorizados para suscribir documentos que deben surtir efectos en el exterior, por lo que deberán dar cabal cumplimiento al artículo 3 de la Resolución No. 1959 del 2020 el cual establece:

Artículo 3. Registro de firma. Todo servidor público o particular en ejercicio de funciones públicas que suscriba o certifique documentos que deban surtir efectos legales en el exterior, tendrán que registrar y/o actualizar, según el caso, su firma manuscrita ante el Ministerio de Relaciones Exteriores e informar cuando se retire del servicio, se presenten modificaciones en el cargo por él desempeñado o por cambio de Entidad. El servidor público o particular en ejercicio de funciones públicas que firme de forma digital documentos que han de surtir efectos legales en el exterior, deberán, igualmente, registrar su firma manuscrita y digital habiendo uso de los medios tecnológicos que el Ministerio de Relaciones Exteriores disponga para ello y suministrar la lleve pública del certificado digital en el formato establecido.

Parágrafo Primero. El ministerio de Relaciones Exteriores emitirá la apostilla y/o la legalización de documentos firmados de forma digital, previa verificación del cumplimiento de los dispuesto en los artículos 7 y 28 de la Ley 527 de 1999 “por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y eso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales.

El Embajador Eufrasio Morales, Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Apostilla y Legalizaciones de Cancillería de Colombia, puso en conocimiento de esta Entidad los siguientes documentos que se extienden a sus despachos para ser tenidos en cuenta durante el ejercicio de la función pública notarial, así: 1. Oficio S-GAOL-21-011749 sobre el “Registro o actualización de firma de los funcionarios autorizados para suscribir documentos que requieran ser apostillados o legalizados y publicación en sitio web de la entidad de la información sobre el trámite.

El registro o actualización del registro de firmas de los funcionarios públicos de esa Entidad autorizados para suscribir documentos objeto del referido tramite, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 3 de la Resolución 1959 del 3 de agosto de 2020, por la cual se dictan disposiciones en materia de apostillas y de legalizaciones de documentos.”

“Artículo 2.2.6.1.2.4.1. Diligencia de reconocimiento privado. En la diligencia de reconocimiento de un documento privado el notario dejará constancia de la manifestación del interesado, suscrita por éste, de que el contenido de aquél es cierto. Para tal efecto podrá utilizar un sello en donde se exprese de manera inequívoca esta declaración. Si el documento contiene varias hojas, sellará y rubricará cada una de ellas. Esta diligencia será firmada por el notario en último lugar. En igual forma se procederá para el reconocimiento de la firma.”

“Artículo 185. Declaración sobre documentos. Quien pretenda reconocer un documento privado deberá presentarlo e identificarse ante la autoridad respectiva.

Sin perjuicio de la presunción de autenticidad, cualquier interesado podrá pedir que se cite al autor de un documento privado, al mandatario con facultades para obligar al mandante, o al representante de la persona jurídica a quien se atribuye, para que rinda declaración sobre la autoría, alcance y contenido del documento.

El reconocimiento del documento por parte del mandatario producirá todos sus efectos respecto del mandante si aparece probado el mandato.

La declaración del citado será recibida previo juramento. Si el documento está firmado a ruego de una persona que no sabía o no podía firmar, esta deberá declarar si se extendió por su orden, si el signatario obró a ruego suyo, y si es cierto su contenido; cuando el citado no pudiere o no supiere leer el juez deberá leerle el documento. En los demás casos bastará que el compareciente declaré si es el autor del documento, o si se elaboré por su cuenta, o si es suya a firma o el manuscrito que se le atribuye. El reconocimiento de la autoría del documento hará presumir cierto el contenido.

Si el citado no concurre a la diligencia, o si a pesar de comparecer se niega a prestar juramento o a declarar, o da respuestas evasivas no obstante la amonestación del juez se tendrá por surtido el reconocimiento y así se declarará en nota puesta al pie del documento.

Dentro de los tres (3) días siguientes a la fecha señalada para la diligencia el citado podrá probar al menos sumariamente que su inasistencia obedeció a causa justificada; si así lo hiciere, el juez señalará, por una sola vez, nueva fecha y hora para el reconocimiento, por medio de auto que se notificará por estado.

En el proceso en que se aduzca un documento previamente reconocido en legal forma, ya sea expresa o tácitamente, no procederá la tacha en cuanto al autor jurídico, ni el desconocimiento.”

“Artículo 244. Documento auténtico. Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito, firmado, o cuando exista certeza respecto de la persona a quien se atribuya el documento.

Los documentos públicos y los privados emanados de las partes o de terceros, en original o en copia, elaborados, firmados o manuscritos, y los que contengan la reproducción de la voz o de la imagen, se presumen auténticos, mientras no hayan sido tachados de falso o desconocidos, según el caso.

También se presumirán auténticos los memoriales presentados para que formen parte del expediente, incluidas las demandas, sus contestaciones, los que impliquen disposición del derecho en litigio y los poderes en caso de sustitución.

Así mismo se presumen auténticos todos los documentos que reúnan los requisitos para ser título ejecutivo.

La parte que aporte al proceso un documento, en original o en copia, reconoce con ello su autenticidad y no podrá impugnarlo, excepto cuando al presentarlo alegue su falsedad. Los documentos en forma de mensaje de datos se presumen auténticos.

Lo dispuesto en este artículo se aplica en todos los procesos y en todas las jurisdicciones.”

“Artículo 250. Indivisibilidad y alcance probatorio del documento. La prueba que resulte de los documentos públicos y privados es indivisible y comprende aun lo meramente enunciativo, siempre que tenga relación directa con lo dispositivo del acto o contrato.”

“Artículo 261. Documentos firmados en blanco o con espacios sin llenar. Se presume cierto el contenido del documento firmado en blanco o con espacios sin llenar.”

“Quienes hayan suscrito un documento privado podrán acudir ante el Notario para que este autorice el reconocimiento que hagan de sus firmas y del contenido de aquel. En este caso se procederá a extender una diligencia en el mismo documento o en hoja adicional en que se expresen el nombre y descripción del cargo del Notario ante quien comparecen; el nombre e identificaciones de los comparecientes; la declaración de estos de que las firmas son suyas y el contenido del documente es cierto y el lugar y fecha de la diligencia, que terminará con las firmas de los declarantes y del Notario quien, además, estampará el sello de la notaría.” 

“Artículo 24. Presunción de validez de firmas. Artículo modificado por el artículo 36 del Decreto 19 de 2012. El nuevo texto es el siguiente: Las firmas de particulares impuestas en documentos privados, que deban obrar en trámites ante autoridades no requerirán de autenticación. Dichas firmas se presumirán que son de la persona respecto de la cual se afirma corresponden. Tal presunción se desestimará si la persona de la cual se dice pertenece la firma, la tacha de falsa, o si mediante métodos tecnológicos debidamente probados se determina la falsedad de esta.

Los documentos que implican transacción, desistimiento y, en general, disposición de derechos, deberán presentarse y aportarse a los procesos y trámites administrativos de acuerdo con las normas especiales aplicables. De la misma manera, se exceptúan los documentos relacionados con el sistema de seguridad social integral y los del magisterio.”

“Artículo 34. En la diligencia de reconocimiento de un documento privado el notario dejará constancia de la manifestación del interesado, suscrita por éste, de que el contenido de aquél es cierto. Para tal efecto podrá utilizar un sello en donde se exprese de manera inequívoca esta declaración. Si el documento contiene varias hojas, sellará y rubricará cada una de ellas. Esta diligencia será firmada por el notario en último lugar. En igual forma se procederá para el reconocimiento de la firma.”

“Artículo 7. Modificado por el artículo 2 del decreto 158 de 1994.

Artículo 2º El artículo 7º del Decreto 1379 de 1972, quedará así: 

“La solicitud de inscripción de nacimiento por correo debe formularse por los representantes legales, los parientes mayores más próximos, por las personas mayores de edad que hubieren presenciado el nacimiento o tenido noticia directa y fidedigna del hecho, o por el propio interesado mayor de edad, todos debidamente identificados. 

“Quien actúe como denunciante debe consignar en la solicitud de inscripción el número y lugar de expedición del documento de identificación pertinente, así como los prenombres y los apellidos que le correspondan al inscrito, según lo preceptuado por el artículo 53 del Decreto-ley 1260 de 1970 y en lo posible, los demás datos exigidos por el artículo 52 del citado decreto. 

“Para acreditar el hecho del nacimiento, a la solicitud de inscripción se acompañará uno de los documentos señalados en el artículo 50 del Decreto 1260 de 1970”.”

“La falsedad ideológica en documentos se presenta cuando en un escrito genuino se insertan declaraciones contrarias a la verdad, es decir, cuando siendo el documento verdadero en su forma y origen auténtico, contiene afirmaciones falsas sobre la existencia histórica de un acto o un hecho, o sus modalidades, bien porque se los hace aparecer como verdaderos no habiendo ocurrido, o cuando habiendo acontecido de determinada manera, son presentados de una diferente.

Dado que se trata de una conducta que compromete de manera exclusiva la veracidad del documento [público o privado], doctrina y jurisprudencia han coincidido en señalar que su estructuración presupone en el sujeto agente la obligación jurídica de decir la verdad, puesto que de lo contrario la declaración mendaz devendría irrelevante, y sin aptitud para efectuar la confianza pública en el instrumento, en cuanto medio de prueba de los hechos o relaciones jurídicas que representa.

En tratándose de falsedad ideológica en documento público, la determinación de los casos en los cuales el funcionario está jurídicamente obligado a ser veraz no reviste inconvenientes, puesto que a ellos siempre les asiste el deber de hacerlo en ejercicio de su cargo, en virtud de la función certificadora de la verdad que el Estado les ha confiado, y la presunción de autenticidad y veracidad de que se encuentran amparados los documentos que autorizan, o en cuya elaboración intervienen. De allí que ninguna controversia surja en torno a su carácter delictivo frente a esta clase de documentos.

La discusión se presenta en relación con los documentos privados, toda vez que respecto de los particulares y el deber jurídico de decir la verdad, surgen posiciones doctrinarias contrapuestas: 1) Quienes son del criterio que no les asiste compromiso con ella, y que por tal motivo, no pueden ser, en ningún evento, sujetos activos de falsedad ideológica. 2) Quienes consideran que lo tienen en determinados casos, cuando la propia ley, expresa o tácitamente, les impone la obligación de hacerlo, evento en el cual, por tanto, incurren en el citado delito, si faltan al deber de veracidad que por mandato legal les es exigible.

En la sentencia que viene de ser citada, la Sala, al referirse a este concreto aspecto, precisó: “El particular al extender documentos privados está obligado a ser veraz, fundamentalmente cuando el derecho de un tercero es susceptible de sufrir menoscabo: si el documento privado, falso en sus atestaciones, tiene como finalidad producir actos jurídicos y se pretende hacerlo valer como prueba, estructura delito de falsedad cuando de acuerdo con su clase y naturaleza, formalmente, reúne las condiciones que le son propias, según la ley y, en todo caso, cuando el comportamiento se acomoda a las exigencias del correspondiente tipo penal.”

“Defecto procesal. Se incurre en exceso ritual manifiesto cuando la autoridad judicial considera que no es auténtico un memorial que carece de firma, sin tener en cuenta los demás elementos que permiten dar certeza acerca de su autor.

En la Constitución de 1991, la citada preeminencia quedó establecida, en el artículo 228, como un principio de la administración de justicia, al consagrar que en las actuaciones de la administración de justicia prevalecerá el derecho sustancial. Esta Corporación al establecer el alcance de la mencionada norma ha dicho: Cuando el artículo 228 de la Constitución establece que en las actuaciones de la Administración de Justicia ‘prevalecerá el derecho sustancial, está reconociendo que el fin de la actividad jurisdiccional, y del proceso, es la realización de los derechos consagrados en abstracto por el derecho objetivo, y, por consiguiente, la solución de los conflictos de intereses.  Es evidente que, en relación con la realización de los derechos y la solución de los conflictos, el derecho procesal, y específicamente el proceso, es un medio.”