ARTÍCULO 75. PROCEDIMIENTO DE AUTENTICACIÓN.
La autenticación se anotará en todas las hojas de que conste el documento autenticado, con expresión de la correspondencia de la firma puesta allí con la registrada, o de su contenido con el del original; cuando este reposare en el archivo notarial, se indicará esta circunstancia, con cita del instrumento que lo contiene o al cual se halla anexado. El acto terminará con mención de su fecha y la firma del Notario.
Instrucción administrativa No. 9 de 2007 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
“En cumplimiento de los principios de transparencia, eficacia y eficiencia que rigen la administración pública y con el fin de mejorar el control y seguimiento de las actividades notariales, la Superintendencia de Notariado y Registro, se permite expedir la presente Instrucción Administrativa.
1. Digitalización firmas y sellos De conformidad con el numeral 8 del artículo 25 del Decreto 412 del 15 de febrero de 2007, “por el cual se reestructura la Superintendencia de Notariado y Registro”, corresponde al director de Gestión Notarial, “certificar con su firma el ejercicio del cargo de notario”.
Esta función viene desarrollándose en forma manual, apoyados en registros de firmas y sellos que en su oportunidad ustedes han llegado a esta Superintendencia.
Es prioritario para nuestra Entidad, en virtud del plan de modernización que se adelanta, digitalizar esta información, aprovechando los medios tecnológicos que nos permitan agilizar la prestación del servicio, hacerlo más confiable, eficiente y, sobre todo, evitar los documentos en los que se detecte la no correspondencia de sus firmas y sellos con los que aparecen en nuestros archivos.
Por lo anterior, comedidamente les solicito remitir a la Dirección de Gestión Notarial, impresos en una hoja tamaño carta con membrete de la notaría correspondiente, los sellos y la firma oficial que utilizan para la autorización de actos y contratos, en virtud de su facultad fedante.
La firma debe ser una sola, toda vez que la certificación del ejercicio del cargo de notario se efectúa en todos aquellos documentos que los usuarios desean hacer valer en el exterior, lo cual nos permitirá un mayor control y seguridad en la certificación que expide la Superintendencia de Notariado y Registro.
Los sellos y firmas de las personas que actúan como Notarios en calidad de encargados también deben ser enviados en hoja separada.
En el evento que requiera efectuar el cambio de sellos o modificar su firma, tendrá que realizar el mismo procedimiento, indicando la fecha en la cual comenzará a utilizarlos, para incorporarlos.”