ARTÍCULO 23. NUMERACIÓN DE ORDEN.
La escritura se distinguirá con el número de orden que le corresponda expresado en letras y cifras numerales. Se anotarán el Municipio, Departamento y República, el nombre y apellidos del Notario o de quien haga sus veces y el Círculo que delimita su función.
Las escrituras se numerarán ininterrumpidamente en orden sucesivo durante cada año calendario. Con ellas se formará el protocolo con el número de tomos que sea aconsejable para seguridad y comodidad de la consulta.
Decreto 1069 de 2015.
“Artículo 2.2.6.1.2.1.2. Firma numeración y fecha de la escritura. La escritura será firmada, numerada y fechada en un mismo acto. Sin perjuicio de las normas especiales previstas en la ley para los testamentos, excepcionalmente y por causa debidamente justificada, el notario podrá aceptar su otorgamiento en diferentes momentos sin que por esto se afecte su unidad formal. Procederá entonces a numerarla y fecharla con la firma del primer otorgante y una vez suscrita por los demás comparecientes, la autorizará. En este caso sus efectos se retrotraen al momento de la primera firma.”
“Artículo 2.2.6.1.3.2.4 Error en la fecha o número de la escritura. El error manifiesto en la fecha o número de la escritura o denominación del funcionario que la autoriza podrá ser corregido por el notario, dejando constancia en la matriz del motivo de la corrección y la fecha en que ella se efectúa, en nota marginal suscrita por él. Igual procedimiento se seguirá si por error se numeran dos escrituras con la misma cifra, caso en el cual a la segunda se le distinguirá con el vocablo “bis”.
Si la copia hubiere sido registrada se expedirá además un certificado para que en el registro se haga la corrección a que hubiere lugar.”
Ley 1564 de 2012.
“Artículo 253. Fecha cierta. La fecha cierta del documento público es la que aparece en su texto. La del documento privado se cuenta respecto de terceros desde que haya ocurrido un hecho que le permita al juez tener certeza de su existencia, como su inscripción en un registro público, su aportación a un proceso o el fallecimiento de alguno de los que lo han firmado.”
Decreto 2148 de 1983.
“Artículo 9. La escritura será firmada, numerada y fechada en un mismo acto. Sin perjuicio de las normas especiales previstas en la ley para los testamentos, excepcionalmente y por causa debidamente justificada, el notario podrá aceptar su otorgamiento en diferentes momentos sin que por esto se afecte su unidad formal. Procederá entonces a numerarla y fecharla con la firma del primer otorgante y una vez suscrita por los demás comparecientes, la autorizará. En este caso sus efectos se retrotraen al momento de la primera firma.”
Sala de Casación Civil, sentencia del 3 de julio de 1983. Magistrado Ponente: Humberto Murcia Ballén.
“LA FECHA DE LA ESCRITURA PÚBLICA
(…)
4. Los artículos 18, 19, 20, 22 y 23 del Decreto 960 de 1970 sobredicho, establecen los requisitos integrales de la estructura formal de la escritura pública: se refieren ellos a la inteligencia, perdurabilidad y seguridad del instrumento, así como al señalamiento de algunos elementos indispensables para la existencia de la escritura como tal.
Es verdad que en tal preceptiva no se indica en forma expresa como requisito el señalamiento de la fecha en que se otorga el instrumento. Tal ausencia no puede significar, sin embargo, que dicho señalamiento no sea un requisito fundamental de la escritura, el que parece obvio pertenece a la esencia de esta y a su alcance probatorio que le asigna la ley, pues conforme al artículo 264 del Código de Procedimiento Civil [hoy artículo
253 del C. G. del P.] el documento público, en cuanto a su fecha y al hecho de haberse otorgado, está amparado por presunción de autenticidad.
Tan esencial es el señalamiento de la fecha en la estructura de la escritura pública que el artículo 99 del Estatuto Notarial, en su numeral 4, indica expresamente la fecha, lo mismo que el lugar de su autorización, como elemento fundamental para la validez formal de la escritura pública. Dice en efecto esta disposición que “desde el punto de vista formal, son nulas las escrituras (…) 4. Cuando no aparezca la fecha y el lugar de autorización, la denominación legal del notario, los comprobantes de la representación, o los necesarios para autorizar la cancelación”
(…)
Pero si la existencia y la fecha de un instrumento público son oponibles no solo contra las partes contratan-tes, sino también contra terceros, erga omnes, por lo que contra las unas y los otros debe darse por demostrado el hecho de haberse otorgado la escritura pública en cierto día, tal como aparece de la lectura del instrumento, no ocurre lo propio en cuanto a la verdad de las declaraciones que allí hayan hecho los interesados, pues ellas no hacen plena fe sino contra sus declarantes y sus causahabientes.”