ARTÍCULO 38. CONCLUSIÓN DE LA ESCRITURA PÚBLICA.

“Firma fuera del despacho notarial y sus implicaciones. El artículo 12 del Decreto 2148 de 1938, compilado en el artículo 2.2.6.1.2.1.5 del Decreto 1069 de 2015 consagra la posibilidad de que el notario pueda autorizar a los representantes legales de personas jurídicas, ya sea de naturaleza pública o privada, a suscribir los instrumentos públicos fuera del despacho notarial, siempre que su firma se halle registrada en éste. Sin embargo, la Instrucción Administrativa No. 15 de 2011, aclaró que el registro de la firma en la Notaría solo habilita a los otorgantes a suscribir el documento, fuera del despacho, pero dentro del respectivo círculo notarial, so pena de viciar de nulidad el instrumento de conformidad con el artículo 99 del Estatuto Notarial. Por lo anterior, cuando un otorgante (representante legal de una persona jurídica), se encuentre fuera del círculo notarial y se halle en la imposibilidad física de desplazarse al despacho notarial para suscribir la escritura pública, lo pertinente es que se otorgue un poder para que se firme el instrumento en el respectivo círculo y así no se vicie de nulidad al sustraerlo de éste.

Medidas para la conservación y custodia de los documentos que son remitidos a los interesados para firma fuera del despacho.

Cuando se haga necesario que algunos documentos, que están llamados a formar parte del protocolo notarial, salgan del despacho y de la vigilancia del notario, deben adoptarse las medidas necesarias para garantizar que éstos no sean extraviados y/o perdidos, ya que esta situación podría causar traumatismos e inconvenientes para la adecuada consecución de los trámites a su cargo.

La autorización prevista en el artículo 12 del Decreto 2148 de 1938, compilado en el artículo 2.2.6.1.2.1.5 del Decreto 1069 de 2015, solo se refiere a que el notario puede autorizar que los representantes legales de personas jurídicas, con firma registrada en el despacho notarial, suscriban instrumentos públicos por fuera del despacho, pero ello no implica en ningún momento el notario pueda desprenderse de su deber de custodia y adecuada conservación. Sobre el particular, se insiste que, según lo dispuesto en el artículo 113 del Decreto Ley 960 de 1970, modificado por el artículo 63 del Decreto Ley 2106 de 2019, el notario es responsable de la custodia y adecuada conservación de los libros que conforman el protocolo y demás archivos de la notaría.”

“Artículo 2.2.6.1.2.1.2. Firma numeración y fecha de la escritura. La escritura será firmada, numerada y fechada en un mismo acto. Sin perjuicio de las normas especiales previstas en la ley para los testamentos, excepcionalmente y por causa debidamente justificada, el notario podrá aceptar su otorgamiento en diferentes momentos sin que por esto se afecte su unidad formal. Procederá entonces a numerarla y fecharla con la firma del primer otorgante y una vez suscrita por los demás comparecientes, la autorizará. En este caso sus efectos se retrotraen al momento de la primera firma.”

“Artículo 2.2.6.1.2.1.3. Falta de firma de uno de los otorgantes. Cuando transcurridos dos meses desde la fecha de la firma del primer otorgante no se hayan presentado alguno o algunos de los demás declarantes, el notario anotará en el instrumento lo acaecido, dejará constancia de que por ese motivo no lo autoriza y lo incorporará al protocolo.”

“Artículo 2.2.6.1.2.1.5. Suscripción de instrumentos fuera de la sede la notaría. Los representantes legales de las entidades oficiales y particulares que tengan registrada su firma en la notaría podrán ser autorizados por el notario para suscribir los instrumentos fuera del despacho.”

“Artículo 12. Los representantes legales de las entidades oficiales y particulares que tengan registrada su firma en la notaría podrán ser autorizados por el notario para suscribir los instrumentos fuera del despacho.”

“Artículo 826. Contratos escritos. Cuando la ley exija que un acto o contrato conste por escrito bastará el instrumento privado con las firmas autógrafas de los suscriptores.

Por firma se entiende la expresión del nombre del suscriptor o de alguno de los elementos que la integren o de un signo o símbolo empleado como medio de identificación personal.

Si alguno de ellos no pudiere o no supiere firmar, lo hará otra persona a su ruego, dando fe de ello dos testigos, y se imprimirán en el documento las huellas digitales o plantares del otorgante.

Si la ley no dispone otra cosa, las cartas o telegramas equivaldrán a la forma escrita, con tal que la carta o el original del telegrama estén firmados por el remitente, o que se pruebe que han sido expedidos por éste, o por su orden.”

“Artículo 827. Firma por medio mecánico. La firma que procede de algún medio mecánico no se considerará suficiente sino en los negocios en que la ley o la costumbre lo admitan.”