ARTÍCULO 80. COPIAS QUE PRESTAN MÉRITO EJECUTIVO.

Toda persona tiene derecho a obtener copias auténticas de las escrituras públicas. Pero si se tratare de un instrumento en fuerza del cual pudiere exigirse el cumplimiento de una obligación, cada vez que fuere presentado, el Notario señalará la copia que presta ese mérito, expresándolo así en caracteres destacados, junto con el nombre del acreedor a cuyo favor la expide.

“Aplicabilidad de la Sentencia C-159 de 2021.

Mediante sentencia C-159 de 2021 proferida por la Corte Constitucional se declararon inexequibles los artículos 59 a 63 del Decreto Ley 2106 de 2019, al considerar que el Presidente de la República se habría extralimitado en el ejercicio de las facultades otorgadas por parte del Congreso de la República en la Ley 1955 de 2019, al indicar que no se podía entender que dicha reglamentación pretendía adoptar medidas respecto de trámites innecesarios de la administración motivo por el que no sería posible su modificación en el ejercicio de las facultades excepcionales concedidas por el artículo 333 de la citada Ley—. Aunado a ello, indicó que los efectos de la decisión tendrían aplicación desde el 20 de junio de 2023.”

(…)

“La decisión de la Corte únicamente tiene efectos respecto de los artículos 59 a 63 del Decreto Ley 2106 de 2019, por lo que los trámites y procedimientos digitales y electrónicos que estén previstos en cualquier otra regulación y que puedan implicar a los notarios conservan plena validez. Tal es el caso de la radicación electrónica, la facturación electrónica, los informes y pagos de impuestos que deban efectuarse a la DIAN, las actuaciones que deban llevarse a cabo ante la RNEC, los informes y reportes que deban llevarse ante el Ministerio de Justicia y del Derecho, el trámite de apostilla adoptado, el reporte del permiso de salida del país de niños, niñas y adolescentes, el pago de impuestos y la remisión de información a entidades de las diferentes ramas del poder público, del orden nacional o territorial.

Es preciso señalar que el Gobierno Nacional está adelantando un proyecto de Ley respecto de la digitalización del servicio público notarial en consideración de la importancia que ostenta el mismo y el compromiso del Gobierno con este propósito.

Por lo tanto, mientras se expide la reglamentación pertinente, a partir del 20 de junio de 2023, los notarios deberán prestar el servicio notarial de conformidad con las disposiciones que les resulten aplicables.

“las Notarías y Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, deberán procurar que prevalezca el uso de las herramientas tecnológicas dispuestas para la radicación electrónica, sin desconocer la posibilidad de recepcionar los documentos que sean presentados para el trámite registral de manera física, en aras de garantizar la prestación del servicio público notarial y registral. Finalmente, se precisa que aquellas Notarías que vienen utilizando el Aplicativo REL, continuarán haciéndolo y en todo caso los usuarios desde las Notarías tendrán la posibilidad de optar por el mecanismo de radicación de su documento, ya sea físico o electrónico en la Oficina de Registro correspondiente.”

“Inicialmente, es importante contextualizar a los notarios que, si bien es cierto que a través de la sentencia C-159 de 2021 la Corte Constitucional declaró inexequibles los artículos 59 a 63 del Decreto Ley 2106 de 2019 –por considerar que el Presidente de la República se habría extralimitado en el ejercicio de las facultades otorgadas por parte del Congreso de la República en la Ley 1955 de 2019, en tanto que los trámites notariales no podrían entenderse como trámites innecesarios de la administración motivo por el que no sería posible su modificación en el ejercicio de las facultades excepcionales concedidas por el artículo 333 de la citada Ley–, también es cierto que dicha Corte resaltó la importancia de virtualizar la prestación del servicio público notarial, razón por la cual considero pertinente no frenar la evolución industrial y tecnológica alcanzada por los notarios, motivo por el que declaró que las disposiciones referidas tendrían efectos y son aplicables hasta el 20 de junio de 2023. En consecuencia, es importante recordar a los notarios del país que las disposiciones establecidas en el Decreto Ley 2106 de 2019 continuarán vigentes hasta el 20 de junio de 2023.”

“Por medio de la cual se validan los requisitos técnicos establecidos en las Resoluciones 00011 y 00012 del 04 de enero de 2021, y se permite la prestación del servicio público notarial a través de medios electrónicos conforme con lo dispuesto en el Decreto Ley 2106 de 2019.

Que, en atención a las competencias atribuidas a la Superintendencia de Notariado y Registro, se profirieron las Resoluciones Nos. 00011 y 00012 del 4 de enero de 2021, “por la cual se dictan directrices para la prestación del servicio público notarial a través de medios electrónicos” y “por la cual se establecen pautas para la transferencia de la copia del archivo digital de los actos notariales al repositorio de la Superintendencia de Notariado y Registro”, respectivamente.

Que en el artículo 1 de la Resolución No. 11 de 2021, se precisó que “[t]odas las notarías deberán contar con la correspondiente validación realizada por la Superintendencia Delegada para el Notariado que permita la prestación del servicio público notarial a través de medios electrónicos, previo concepto favorable expedido por la OTI de la SNR”.”

“Por la cual se dictan directrices para la prestación del servicio público notarial a través de medio electrónicos.

De conformidad con el Decreto Ley 2106 de 2019, el servicio ciudadano digital de interoperabilidad será prestado por la Agencia Nacional Digital. El uso y reutilización de la información que repose en bases de datos o sistemas de información que se encuentren integrados en el servicio ciudadano digital de interoperabilidad, se deberá efectuar bajo los principios y reglas de protección de datos personales señaladas, entre otras, en las Leyes 1581 de 2012 y 1712 de 2014, y conforme a los protocolos de clasificación, reserva y protección de datos, que deberán seguir las entidades para su uso.

Que el artículo 10 del Decreto – Ley 2106 de 2019 señaló que “Las autoridades deberán vincular a los mecanismos que disponga la Agencia Nacional Digital, los instrumentos, programas, mecanismos, desarrollos, plataformas, aplicaciones, entre otros, que contribuyan a masificar las capacidades del Estado en la prestación de Servicios Ciudadanos Digitales.””

“Es preciso señalar que sobre la naturaleza de los notarios la Corte Constitucional en la sentencia C-1040 de 2007, señala  «Es una condición plenamente asumida que los notarios no son ni empleados públicos ni trabajadores oficiales, sino particulares que en ejercicio de funciones públicas prestan un servicio público, que se acomoda al modelo de administración conocido como descentralización por colaboración, en el que el Estado, por intermedio de particulares, ejerce algunas de las funciones que le han sido constitucionalmente asignadas.

 La Corte ha dicho al respecto que los notarios son “particulares que prestan en forma permanente la función pública notarial, bajo la figura de la descentralización por colaboración, de conformidad con los artículos 123 inciso final, 210 inciso segundo, y 365 inciso segundo, de la Carta Política». 

 En este orden de ideas, y dado que los notarios son particulares que ejercen funciones públicas, en criterio de esta Dirección Jurídica se considera que no se configura la inhabilidad prevista para ser concejal toda vez que la misma se predica del ejercicio de autoridad civil, política y administrativa por parte de empleados públicos.”

“ASUNTO: Expedición de copias simples”

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“La función notarial se encuentra dentro del marco consagrado en el Decreto Ley 960 de 1970, en el cual se estipuló, como funciones de todo notario, entre otras, la correspondiente a expedir copias o certificaciones, según el caso, de los documentos que reposen en sus archivos.

Aunado a ello, en el artículo 25 del Decreto Ley 019 de 2012^[1], se contempló que las copias simples que expidan los notarios de los documentos que reposan en los respectivos protocolos no se autenticarán, salvo que el interesado así lo solicite. Esta norma, además de ser posterior al Decreto Ley 960 de 1970, no va en contra de las funciones fedatarias de los notarios. En el Decreto Ley 019 de 2012 se consagra una nueva función de los notarios, siendo esta ia expedición de copias simples. La Superintendencia no observa algún conflicto entre las normas enunciadas. Se estableció de esta manera la existencia de la copia simple y la obligación de los notarios de expedirla.”

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“En atención a las disposiciones legales que identifican el valor de la fotocopia de manera genérica, y tras evidenciar por parte de esta Superintendencia la disparidad de criterios con respecto a la Interpretación de la norma en relación al “valor de la fotocopia”, surge la necesidad de emprender acciones orientadas a una correcta prestación del servicio notarial en virtud de las potestades de inspección, vigilancia y control consagradas en el Decreto 2723 de 2014.

Así las cosas, es palmaria la obligación de las notarías de expedir coplas simples y determinar su tarifa, la cual debe estar justificada en todos los casos y cumplir con criterios de proporcionalidad y razonabilidad, con el fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en el Decreto 1069 de 2015.

Adicionalmente, la Superintendencia reconoce que la expedición de este tipo de copias al interior de las notarías implica unos costos asociados al mantenimiento del protocolo y la prestación de tal servicio al interior de la notaría^[2], por lo que sería imposible comparar este servicio con el que prestan los establecimientos de comercio con actividades de papelería y fotocopiadora.”

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“Con fundamento en lo expuesto y teniendo en cuenta las diversas quejas recibidas en relación con el tema del asunto, y la diversidad de criterios que se han presentado frente al mismo, ¡a Superintendencia de Notariado y Registro profiere las siguientes instrucciones:

1. Las notarías deben expedir copias simples en virtud de lo señalado en el Decreto Ley 019 de 2012, el Decreto 188 de 2013 y la Resolución 858 de 2018, por la cual se actualizan las tarifas por concepto del ejercicio de la función notarial;

2. Hasta tanto no se pronuncie el gobierno nacional, el valor de la fotocopia por concepto de copla simple, estará determinado por el valor de la fotocopia que debe estar debidamente justificado y cumplir con los criterios de razonabilidad y proporcionalidad.”

“Artículo 2.2.6.1.2.6.1 ejemplares de una escritura. Si en una misma escritura constaren obligaciones hipotecarias en favor de dos o más personas, el notario expedirá sendos ejemplares de la primera copia y expresará en cada una de ellas el número del ejemplar de que se trata y el mérito ejecutivo para el acreedor a quien se le expide.”

“Artículo 2.2.6.1.2.6.2 copia sustitutiva. La copia sustitutiva de aquélla que presta mérito ejecutivo sea que se expida por solicitud de las partes mediante escritura pública otorgada después de su destrucción o por orden judicial, contendrá la nota de su expedición con el número de orden que le corresponda, la cantidad de hojas en que se compulsa, la constancia de ser sustitutiva de la primera y el nombre del acreedor en favor de quien se expide.”

“Por la cual se modifica la resolución número 11439 de 29 de diciembre de 2011, por la cual se actualizan las tarifas notariales y los rangos de los actos en el mismo porcentaje de la inflación esperada para el año 2012.”

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“Mediante resolución 11439 de 29 de diciembre de 2011, este Despacho modificó las resoluciones número 11621 y 11903 de 2010 y se actualizaron las tarifas notariales y los rangos de los actos en el mismo porcentaje de la inflación esperada para el año 2012 y el valor de los aportes conforme al incremento del salario mínimo legal establecido para el año 2012.

En el artículo 4 de esta resolución al actualizar el valor a cobrar por la expedición de las copias que según la ley debe expedir el notario de los instrumentos y demás documentos que reposen en los archivos de las notarías, no se incluyó el valor de las copias simples a que alude el decreto 0019 de 2012, motivo por el cual dicho artículo deberá ser objeto de modificación.”

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“Artículo 1. El artículo 4 de la resolución 11439 de 29 de diciembre de 2011, quedará, así: "Artículo 4 Copias. Las copias auténticas que según la ley debe expedir el notario, de los instrumentos y demás documentos que reposen en los archivos de la notaría, causarán derechos por cada hoja, por valor de dos mil ciento sesenta pesos ($2.160, 00); este precio incluye el cobro de la fotocopia cuando se expidan por este sistema.

Las copias simples que expidan los notarios de los documentos que reposan en los respectivos protocolos, causarán un valor por la impresión de cada página ( anverso y reverso) de dos mil doscientos pesos ($ 2.200, 00 ). Este valor no podrá cobrarse cuando el documento sea autenticado por solicitud del ciudadano.

Parágrafo.- Si dentro del servicio notarial que solicita el usuario requiere la impresión de certificados tomados de las páginas web de las diferentes entidades estatales, tal impresión causará derechos por la suma de dos mil quinientos ochenta pesos ($2.580,00).”

“Artículo 617. Trámites notariales. Sin perjuicio de las competencias establecidas en este código y en otras leyes, los notarios podrán conocer y tramitar, a prevención, de los siguientes asuntos:

1. De la autorización para enajenar bienes de los incapaces, sean estos mayores o menores de edad, de conformidad con el artículo 581 de este código.

2. De la declaración de ausencia de que trata el artículo 583 de este código.

3. Del inventario solemne de bienes propios de menores bajo patria potestad o mayores discapacitados, en caso de matrimonio, de declaración de unión marital de hecho o declaración de sociedad patrimonial de hecho de uno de los padres, así como de la declaración de inexistencia de bienes propios del menor o del mayor discapacitado cuando fuere el caso, de conformidad con lo establecido en los artículos 169 y 170 del código civil.

4. De la custodia del hijo menor o del mayor discapacitado y la regulación de visitas, de común acuerdo.

5. De las declaraciones de constitución, disolución y liquidación de la sociedad patrimonial de hecho, y de la existencia y cesación de efectos civiles de la unión marital de hecho, entre compañeros permanentes, de común acuerdo.

6. De la declaración de bienes de la sociedad patrimonial no declarada, ni liquidada que ingresan a la sociedad conyugal.

7. De la cancelación de hipotecas en mayor extensión, en los casos de subrogación.

8. De la solicitud de copias sustitutivas de las primeras copias que prestan mérito ejecutivo.

9. De las correcciones de errores en los registros civiles.

10. De la cancelación y sustitución voluntaria del patrimonio de familia inembargable.

Parágrafo. Cuando en estos asuntos surjan controversias o existan oposiciones, el trámite se remitirá al juez competente.”

“Al respecto, encontró la Corte que las normas expedidas desbordaron las facultades legislativas conferidas en cuanto: (i) fueron ejercidas por fuera de las finalidades que motivaron la solicitud de la delegación legislativa al Congreso de la República; y (ii) los trámites notariales reformados no responden a la exigencia de falta de necesidad. Indicó la Corte que, en virtud del requisito de precisión de las facultades extraordinarias, la habilitación para la legislación en la materia debía limitarse a lo estrictamente facultado y no podía ser deducida, mediante interpretaciones extensivas o analógicas. Igualmente, puso de presente la Corte que la interpretación estricta de la norma que atribuye facultades legislativas extraordinarias es una exigencia mayor cuando la delegación legislativa se encuentre en la Ley del Plan Nacional de Desarrollo, como ocurría en el presente caso, si se tiene en cuenta que dicha normativa tiene objetivos constitucionales propios y su relación con las facultades extraordinarias debe soportarse expresamente. Así, concluyó la Corte que el presidente no contaba con facultades para introducir nuevos trámites notariales que claramente no son innecesarios.

Adicionalmente, consideró la Corte que la administración pública es un concepto que debe tener en cuenta tanto el criterio orgánico como el criterio funcional. Además de la rama ejecutiva del Poder Público, la administración pública incluye a las ramas legislativa y judicial y los diferentes órganos del Estado, cuando éstos ejercen las funciones administrativas. Aunque este argumento no constituye ratio decidendi, la Sala llama la atención sobre la necesidad de evaluar si las actividades notariales pueden incluirse en el concepto de administración pública, para entender que las facultades extraordinarias autorizaban al presidente a modificar la forma cómo se adelantan dichas funciones.

En atención a lo anterior, la Sala Plena de la Corte Constitucional declaró la inexequibilidad de los artículos 59 a 63 del Decreto Ley 2106 de 2019, “Por el cual se dictan normas para simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la administración pública”, al materializar una extralimitación en el ejercicio de las facultades legislativas extraordinarias conferidas al Presidente de la República mediante el artículo 333 de la Ley 1955 de 2019, “Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022” y vulnerar, por lo tanto, los artículos 121 y 150.10 de la Constitución Política. Al haber prosperado la acusación relativa al exceso en el ejercicio de las facultades extraordinarias, por sustracción de materia, la Corte Constitucional no se pronunció respecto del cargo referente a la vulneración a la reserva de ley.

Ahora bien, en cuanto a los efectos de la decisión, decidió la Corte Constitucional modular sus efectos, por lo cual, la declaratoria de inexequibilidad sólo comenzará a surtir efectos a partir del 20 de junio de 2023. Es el proceso tecnológico de verificación y validación de la identidad de las personas por medio de la captura de las huellas dactilares. Es la identificación personal inmediata mediante medios tecnológicos que permiten cotejar la identidad del titular de la huella con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, en los términos dispuestos en el Decreto Ley 019 de 2012.”

“En lo que se refiere específicamente a las condiciones para acceder a las copias ante una autoridad jurisdiccional, deben distinguirse dos situaciones: la primera se presenta cuando en ejercicio del derecho de petición se requieren asuntos que están vinculados de manera estricta a la función judicial y, la segunda, cuando ella versa sobre aspectos de carácter meramente administrativo.  En el primer evento estas solicitudes encuentran sus límites en las reglas de las formas propias de cada juicio y, por tanto, la presentación de la solicitud no implica, de manera alguna, el desconocimiento de los términos y demás formalidades aplicables al proceso. No obstante, se debe aclarar, cuando las solicitudes son elevadas por los sujetos procesales, a fin de hacer efectivas sus prerrogativas constitucionales, éstas deben ser examinadas de manera minuciosa ya que la efectividad de la petición tendrá un vínculo estrecho con el debido proceso y el acceso a la administración de justicia.  En el segundo evento, cuando la solicitud versa sobre asuntos de índole administrativa, ha sido claro para esta corporación que los parámetros que deben guiar su trámite son los establecidos en las disposiciones del Código contencioso Administrativo. 

El amparo constitucional de la acción de tutela procede para la protección de los derechos fundamentales cuando éstos se encuentren amenazados por la acción u omisión de las autoridades o de los particulares, cuando existiendo otro medio de defensa judicial para protegerlos sea necesaria evitar un perjuicio irremediable.

Puede establecerse que existe vulneración al derecho fundamental de petición cuando no se da respuesta dentro de los términos legales a la solicitud que ha sido elevada por el interesado o cuando existiendo respuesta dentro del término legal, ésta no resuelve los requerimientos elevados en la solicitud.

Cuando dichas peticiones son elevadas en el curso de una indagación preliminar para hacer efectivas las garantías procesales consagradas en la Constitución y en la Ley, debe entenderse que dicha situación se vincula estrechamente con el respeto al debido proceso. Sin embargo, cuando las peticiones tienen por objeto la solicitud de certificaciones o copias que no guardan relación con los derechos de contradicción y defensa, éstas deben seguir los lineamientos del derecho de petición acatando las restricciones de orden legal que para tal efecto se han consagrado.

Finalmente, del acervo probatorio obrante en el proceso infirió que la entidad accionada había dado respuesta satisfactoria y oportuna al derecho de petición elevado por el accionante, pues indicó que no era posible la expedición de las copias de la indagación preliminar debido a que la información contenida en ella estaba amparada por la reserva.  Agregó que la solicitud elevada a la Fiscalía no guarda relación con el derecho al debido proceso por lo que no se vislumbraba ninguna vulneración de algún derecho fundamental.

Derecho de petición.  condiciones y restricciones aplicables a las peticiones elevadas ante las autoridades judiciales. alcances del principio de reserva. El artículo 23 Constitucional establece el alcance y contenido del derecho fundamental de petición, al establecer que: “Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales”.  La Corte Constitucional en sus pronunciamientos, se ha preocupado en desarrollar este postulado, reiterando el carácter fundamental de las peticiones, y determinando en primer lugar, un conjunto de exigencias que deben observarse para satisfacer su núcleo esencial y, en segundo lugar, las limitaciones que pueden vincularse a su ejercicio.  Estos presupuestos se pueden resumir de la siguiente manera.

(i) El derecho de petición, es un derecho de carácter fundamental que abarca otras prerrogativas constitucionales, tales como el derecho a la información, el derecho a la participación política y el derecho a la libertad de expresión.

(ii) El núcleo esencial del derecho de petición radica en la obligación de la autoridad de dar respuesta pronta y oportuna a la petición elevada

(iii) Esta respuesta debe, además: (i) resolver de fondo el asunto cuestionado y (ii) ser clara, precisa y guardar estrecha relación con lo solicitado.

(iv) La garantía de este derecho no implica que se deba dar una respuesta favorable de lo solicitado.

(v) El derecho fundamental de petición no se satisface a través del silencio administrativo negativo, en su lugar, debe entenderse que esta figura constituye prueba de su desconocimiento.

(vi) La carencia de competencia por parte de la entidad ante la que se eleva la solicitud, no la exime del deber de dar respuesta y de notificarla al interesado.”