ARTÍCULO 101. CORRECCIÓN DE ERRORES ANTES DE LA FIRMA.

“Artículo 2.2.6.1.3.2.4 Error en la fecha o número de la escritura. El error manifiesto en la fecha o número de la escritura o denominación del funcionario que la autoriza podrá ser corregido por el notario, dejando constancia en la matriz del motivo de la corrección y la fecha en que ella se efectúa, en nota marginal suscrita por él. Igual procedimiento se seguirá si por error se numeran dos escrituras con la misma cifra, caso en el cual a la segunda se le distinguirá con el vocablo “bis”.

Si la copia hubiere sido registrada se expedirá además un certificado para que en el registro se haga la corrección a que hubiere lugar.”

“Artículo 2.2.6.1.3.2.5. Falta de anotación de comprobante fiscal. Si un comprobante fiscal presentado y protocolizado en la oportunidad legal, no fue anotado en el original de la escritura como lo establece el artículo 44 del decreto-ley 0960 de 1970, podrá el notario hacerlo en cualquier tiempo dejando constancia del hecho con su firma. La reproducción del texto del comprobante se hará también al final de las copias que se hayan expedido, debidamente suscrita por el notario.”

“El 17 de noviembre de 1993, se radicó y registró como anotación 12 en el folio 001-403773, la escritura pública 9332 de 11 de noviembre de 1993 de la Notaría 12 de Medellín, contentiva de cancelación de hipoteca, cuyas partes son: corporación de ahorro y vivienda conavi, Jaime pineda franco y maría elena Jaramillo sierra. Mediante solicitud de corrección C2013-1555, la señora MARIA CARMENZA URIBE OSPINA solicita corregir el error en la numeración de la citada escritura, porque debe aparecer el número 9233 y no el 9232. Efectuado el correspondiente estudio se negó la corrección, por cuanto el número de la escritura 9332 que aparece en la anotación 12 del folio en mención, es el mismo que figura en el documento que reposa en los archivos de la oficina y que fue el que sirvió de base para la inscripción.

En primer lugar, es necesario precisar que los conceptos emitidos por esta Oficina Jurídica se ciñen a los parámetros establecidos en el artículo 25 del decreto 01 de 1984 (Código Contencioso Administrativo), esto es, no comprometen la responsabilidad de esta Superintendencia, ni son de obligatorio acatamiento o ejecución por los Registradores de Instrumentos Públicos y/o Notarios del país. Aquellos, simplemente reflejan el criterio que sobre una materia en particular pueda tener esta entidad y se profieren en desarrollo de las funciones asignadas por el decreto 2163 de 2011.

Se evidencia que, en tratándose de errores en la numeración de las escrituras, como se da en el asunto que nos ocupa, donde el error es manifiesto, los mismos pueden ser corregidos por el notario, dejando constancia del motivo de la corrección y la fecha en que se efectúa, en nota marginal escrita por él, de lo cual deberá expedir certificación con destino a la oficina de registro, en el entendido de que 14 escritura se encuentra registrada.”

“Artículo 252. Documentos rotos o alterados. Los documentos rotos, raspados o parcialmente destruidos, se apreciarán de acuerdo con las reglas de la sana crítica; las partes enmendadas o interlineadas se desecharán, a menos que las hubiere salvado bajo su firma quien suscribió o autorizó el documento.”

“Algunas Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos me han expresado su preocupación por el alto índice de errores con que se están radicando, para su correspondiente inscripción, las diferentes escrituras públicas, autorizadas en sus despachos. Tales errores tienen que ver con la frecuente omisión o escritura equivocada del número del documento de identificación y, también en el nombre de los otorgantes de estas. 

Dicha situación se atribuye a la falta de mención o anotación precisa, en el texto de los actos escriturarios, por parte de algunas notarías, que se limitan a consignar la expresión “como aparece al pie de su firma“. En la mayoría de estos en la parte correspondiente a la antefirma no se consigna en una forma nítida el nombre y el número del documento de identificación de los intervinientes. 

Este hecho genera traumatismo en la elaboración de los índices de propietarios que deben llevar las Oficinas de Registro. De manera especial cuando de inscribir medidas cautelares, en procesos de jurisdicción coactiva, se trate, ya que la información a los entes encargados de la misma se entrega sobre la base de tales índices.”

“Como es de su conocimiento, dentro del control de legalidad asignado a los notarios, les corresponde velar porque las declaraciones de los otorgantes se ajusten a los fines prácticos y Jurídicos que se proponen y sean compatibles con elementos esenciales y naturales propios del contrato correspondiente.

Esa facultad, de gran alcance y significación, tiene asidero legal fundamentalmente en los artículos 6°, 15 y 21 del Estatuto Notarial. La última de las disposiciones, modificada por el artículo 35 del Decreto-Ley 2163 de 1970, le impone al notario la obligación de negar la autorización de un instrumento cuando quiera que se vislumbre nulidad absoluta, bien por el contenido de las declaraciones de los otorgantes, ora porque concurran pruebas fehacientes o bien en virtud de hechos percibidos directamente por él.

El control que en este campo compete al notario integra el principio de legalidad y tiene relación directa con el principio de matricidad o protocolo, que informa el Derecho Notarial; éste hace referencia a la necesidad de conservación de los componentes propios de la existencia formal de los instrumentos notariales y de él forman parte los mecanismos de corrección que la ley proporciona al notario para los eventos en que se incurra en errores. La aplicación, en sus dos modalidades, se encuentra íntimamente vinculada con el hecho de que el instrumento haya o no alcanzado el carácter de escritura pública.”

“Artículo 48. artículo modificado por el artículo 3º del decreto 231 de 1985. El inciso primero del artículo 48 del Decreto 2148 de 1983, quedará así:  Cuando se pretenda cambiar alguno de los elementos esenciales del negocio jurídico no podrá autorizarse escritura de corrección ni aclaratoria. En este caso los otorgantes deberán cancelar o dejar sin efecto la anterior, por medio de una nueva de la cual se tomará la correspondiente nota de referencia. Esta escritura de cancelación se tendrá como un acto sin cuantía.”

“Artículo 51. El error manifiesto en la fecha o número de la escritura o denominación del funcionario que la autoriza, e podrá ser corregido por el notario, dejando constancia en la matriz del motivo de la corrección y la fecha en que en ella se efectúa, en nota marginal suscrita por él. Igual procedimiento se seguirá si por error se numeran dos escrituras con la misma cifra, caso en el cual a la segunda se la distinguirá con el vocablo “Bis”.  Si la copia hubiere sido registrada se expedirá además un certificado para que en el registro se haga la corrección a que hubiere lugar.”

“FUNCIÓN NOTARIAL, NOTARIOS Y

ORGANIZACIÓN NOTARIAL

(…)

3. LOS ACTOS NOTARIALES TRADICIONALES

(…)

3.8 Invalidación, saneamiento y corrección de los actos notariales

(…)

c) Corrección de errores y reconstrucción de escrituras

“1) Los errores en que se haya incurrido al extender un instrumento advertidos antes de su firma, se corregirán subrayando y encerrando entre paréntesis las palabras o frases que deban suprimirse o insertando en el sitio pertinente y entre líneas las que deban agregarse y salvando al final lo corregido, reproduciéndolo entre comillas e indicando si vale o no vale lo suprimido o agregado. Podrá hacerse la corrección enmendando lo escrito o borrándolo y sustituyéndolo y así se indicará en la salvedad que se haga. Las salvedades serán autorizadas por todas las firmas que deba llevar el instrumento, pero si éste ya se hallare escrito, sin haberse autorizado aún, se salvarán las correcciones y se volverá a firmar por todos los comparecientes. Sin dichos requisitos no valdrán las correcciones y se tendrán por verdaderas las expresiones originales.

2) Una vez autorizada la escritura, cualquier corrección que quisieren hacer los otorgantes deberá consignarse en instrumentos separados con todas las formalidades necesarias y por todas las personas que intervinieron en el instrumento corregido, debiéndose tomar nota en éste de la escritura de corrección.

3) Los errores puramente aritméticos cometidos en la escritura y advertidos después de expedidas las copias podrán ser corregidos en cualquier tiempo si los factores que los determinan se hallaren claramente establecidos en el propio instrumento. La cifra aritméticamente verdadera se pondrá en sustitución de la errónea, de la manera y por los trámites indicados anteriormente.

En la copia el notario transcribirá la declaración de los otorgantes corrigiendo el error y las firmas.

4) Cuando se trate del otorgamiento de escritura aclaratoria para corrección de errores en la nomenclatura, denominación o descripción de un inmueble, en su cita de su cédula o registro catastral en la de los títulos antecedentes y sus inscripciones en el registro, podrá suscribirla el actual titular del derecho presentando los documentos con los cuales acredite tal calidad y el notario dejará constancia de ellos en la escritura.

El error en los linderos que no configure cambio en el objeto del contrato se aclarará únicamente con fundamento en los comprobantes allegados a la escritura en que se cometió el error y en los títulos antecedentes en que aparezca el de manifiesto, mediante escritura que podrá ser suscrita por el actual titular del derecho.

Si el error no aparece de manifiesto, la escritura de aclaración debe ser suscrita por todos los otorgantes de la que se corrige.

5) El error manifiesto en la fecha o número de la escritura nominación del funcionario que la autoriza, puede ser corregido por el notario, dejando constancia en la matriz del motivo de la corrección y la fecha en que ella se efectúa, en nota marginal suscrita por él. Igual procedimiento se sigue si por error se enumeran dos escrituras con la misma cifra caso en el cual la segunda la distinguirá con el vocablo “bis”

Si la copia ha sido registrada debe expedirse, además, un certificado para que en el registro se haga la corrección a que haya lugar.

6) Una escritura perdida o destruida en todo o en parte, podrá ser reconstruida con su copia auténtica, de preferencia con la que repose en archivo oficial, mediante reproducción total y auténtica de ésta. El notario colocará en el sitio correspondiente del protocolo la reproducción mencionada, indicando bajo su firma que reemplaza al original.

7) Si la pérdida o destrucción fuere de un tomo completo del protocolo, se procederá en igual forma y en testimonio de la reconstrucción se sentará por el notario en acta que enumere todas las escrituras que lo formaban, según el libro de relación. Esta acta encabezará el tomo reconstruido.

8) Cuando se pretenda cambiar el inmueble objeto del negocio jurídico no podrá autorizarse escritura de corrección ni aclaratoria. En este caso los otorgantes deberán cancelar o dejar sin efecto la anterior, por medio de una nueva, de la cual se tomará la correspondiente nota de referencia. La escritura de cancelación se tiene como un acto sin cuantía.

9) Sólo procede la escritura de aclaración de la constitución de sociedades, cuando aún no se ha inscrito en la Cámara de Comercio. Esta escritura debe ser suscrita por todos los socios.

10) Si un comprobante fiscal presentado y protocolizado en la oportunidad legal, no fue anotado en la original de la escritura, puede el notario hacerlo en cualquier tiempo, dejando constancia del hecho con su firma. La reproducción del texto del comprobante se hace también al final de las copias que se hayan expedido, debidamente suscrita por el notario.”^[97]