ARTÍCULO 116. ENTREGA DEL ARCHIVO POR TRASLADO AL ARCHIVO OFICIAL O CAMBIO DE NOTARIO.

“Artículo 2.2.6.1.4.2.1. Propiedad de libros y archivos. Los libros y archivos de la notaría pertenecen a la nación. Al archivo nacional o al sitio que la superintendencia de notariado y registro indique, se enviaran aquellos que tengan más de treinta años de antigüedad. De la diligencia de entrega se extenderá un acta suscrita por quienes en ella intervengan, de conformidad con el artículo 116 del decreto-ley 0960 de 1970.”

“Artículo 2.2.6.1.6.3.1. Ejercicio de la vigilancia. En desarrollo de lo dispuesto en el capítulo 4, título 4, del decreto-ley 0960 de 1970, la vigilancia notarial se ejerce principalmente por medio de visitas generales o especiales. De cada visita se levantará un acta de lo observado, suscrita por el visitador y el notario. Cuando éste se niegue a firmarla el visitador dejará la respectiva constancia en el acta y la firmará con un testigo del hecho de la negativa.

En el acta de visita general se dejará constancia detallada de los hechos que permitan establecer la forma como el notario cumple cada una de sus funciones y obligaciones y en la de visita especial la relación precisa de los hechos objeto de ella.

El notario podrá dejar las constancias que estime pertinentes y al acta se acompañarán los documentos que se consideren necesarios para la mejor comprensión de los hechos relatados.”

“Como es de su conocimiento, a medida que son superadas las diferentes etapas del concurso público y abierto para el nombramiento de notarios y el ingreso a la carrera notarial, convocado por el Consejo Superior, corresponde a las autoridades nominadoras, en ejercicio de las funciones que les ha asignado el legislador, proceder al nombramiento de los notarios en propiedad en los diferentes círculos del país. 

Las decisiones que formalizan los resultados anotados imponen en algunos casos el consecuente cambio en los titulares de los Despachos Notariales, circunstancia que motiva un afectuoso saludo de agradecimiento dirigido a quienes dejan sus cargos, acompañado de nuestros mejores deseos por el éxito de sus futuras actividades, en el entendido que en esta Superintendencia los estima como suyos en cualquier ámbito en que se desempeñen. 

A continuación, me permito solicitar toda la colaboración de quienes deben proceder a la entrega de sus Despachos, para que el proceso de empalme con su sucesor se adelante de acuerdo con el marco normativo existente y permita una delimitación clara de responsabilidades entre el notario saliente y el notario entrante, con respecto a los asuntos a cargo, diligencia vital para la debida gestión y continuidad del servicio público notarial. 

En este sentido, el notario saliente hará constar por escrito los resultados de su gestión y, en forma puntual y detallada, hará la entrega de las actuaciones en curso, el protocolo, reportes de informes por cumplimiento de obligaciones a DIAN, UIAF, entre otros, el inventario de archivos físicos, informáticos, minutas de gestión, programas de sistemas, equipos de sistemas, procesos, procedimientos, personal a cargo, contratos en curso y determinación presupuestal del Despacho a la fecha de entrega. 

El empalme debe ser un proceso organizado, transparente e integral, en el cual haya un espacio abierto para el diálogo y el intercambio de información. Un buen empalme es la garantía de una transición armoniosa, que prevenga riesgos de responsabilidades disciplinarias, fiscales, administrativas y penales. 

Previo a adentrarnos en el fondo del asunto que aquí nos ocupa, es conveniente precisar que el empalme es un proceso de interacción entre el notario saliente y el notario entrante, mediante el cual el primero hace entrega del despacho a su cargo al segundo.

El proceso de empalme debe iniciarse en el momento en que es nombrado el nuevo titular de la Notaría. El mismo finaliza con el levantamiento del acta respectiva suscrita por el notario entrante y el notario saliente, así como por el funcionario comisionado por la Superintendencia delegada para el Notariado.”

“Artículo 56. Los libros y archivos de la notaría pertenecen a la Nación. Al Archivo Nacional o al sitio que la Superintendencia de Notariado Registro indique, se enviarán aquéllos que tengan más de treinta años de antigüedad. De la diligencia de entrega se extenderá un acta, suscrita por quienes en ella intervengan, de conformidad con el artículo 116 del Decreto-ley 0960 de 1970.”