“Artículo 2.2.6.1.2.5.1. Diligencia de autenticación. El notario extenderá la diligencia de autenticación de copias directamente o utilizando un sello. En ambos casos se precisará que el contenido del documento corresponde exactamente al que tuvo a la vista.

Para la autenticación de firmas podrá también utilizar un sello que se ajustará a lo dispuesto en el artículo 73 del decreto-ley 0960 de 1970.

Las diligencias de autenticación serán suscritas por el notario con firma autógrafa en último lugar.”

“Artículo 244. Documento auténtico. Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito, firmado, o cuando exista certeza respecto de la persona a quien se atribuya el documento.

Los documentos públicos y los privados emanados de las partes o de terceros, en original o en copia, elaborados, firmados o manuscritos, y los que contengan la reproducción de la voz o de la imagen, se presumen auténticos, mientras no hayan sido tachados de falso o desconocidos, según el caso.

También se presumirán auténticos los memoriales presentados para que formen parte del expediente, incluidas las demandas, sus contestaciones, los que impliquen disposición del derecho en litigio y los poderes en caso de sustitución.

Así mismo se presumen auténticos todos los documentos que reúnan los requisitos para ser título ejecutivo.

La parte que aporte al proceso un documento, en original o en copia, reconoce con ello su autenticidad y no podrá impugnarlo, excepto cuando al presentarlo alegue su falsedad. Los documentos en forma de mensaje de datos se presumen auténticos.

Lo dispuesto en este artículo se aplica en todos los procesos y en todas las jurisdicciones.”

“Artículo 261. Documentos firmados en blanco o con espacios sin llenar. Se presume cierto el contenido del documento firmado en blanco o con espacios sin llenar.”

“Exigencias y medidas de prevención que ha de observar el notario en la prestación del servicio público notarial En aras de contribuir a la eficiencia y adecuada prestación del servicio público que le ha encomendado el Estado, me permito recordar y recomendar a usted la necesidad de tomar medidas de control, prevención y seguridad; y, exigir los requisitos que dentro del ámbito legal le corresponde observar a usted, todo lo cual redunda en beneficio de la notaría y del usuario en general. Así tenemos:

a) Para prevenir en cuanto sea posible que personas inescrupulosas lesionen la majestad, dignidad y eficacia del servicio notarial asaltando la buena fe del notario con suplantaciones de identidad personal y adulteración de documentos, se hace necesario, en aquellos casos en que lo juzguen conveniente, que en el otorgamiento de escrituras públicas, se protocolice fotocopia del documento de identificación de cada compareciente y se imprima a cada uno la huella dactilar del índice derecho o de aquella que corresponda a falta de éste, indicando siempre de qué huella trata, diligencia que se efectuará en la última hoja d la escritura matriz; la medida relacionada con la impresión de huellas dactilares se recomienda hacerla extensiva en las diligencias de autenticación de documentos, de firmas, reconocimiento de contenido y firma, reconocimiento de firmas y en las diligencias de presentación personal, entre otras.

Es importante desde luego que la impresión de la huella dactilar sea nítida, puesto que la falta de diligencia al tomarla no representa beneficio alguno en el evento de requerirse dentro de una investigación.

b) Al ejercer el control de legalidad de los actos que autoriza, es importante que en su función de asesoría hacia los otorgantes, les advierta las irregularidades que observe en las declaraciones presentadas por ellos y la imprecisión y la falta de claridad en las estipulaciones; además, debe velar porque el instrumento y el acto o contrato en él contenido reúna los requisitos de forma y de fondo; exigir antes del otorgamiento los documentos fiscales y demás que señale la ley, dejando expresa constancia en el texto del instrumento los casos en que no obstante advertir usted a las partes sobre la existencia de irregularidades, éstas incitan en obtener el servicio solicitado, pudiendo negarse a prestarlo sólo en los expresamente señalados en la ley (D.L. 960/1970, arts. 5º, 6º, 21 y 71; D. 2148/1983, art. 2º).

c) Le recuerdo que si bien el artículo 34 del Decreto-Ley 960 de 1970 permite que el precio de los bienes o derechos materia del negocio jurídico se exprese en moneda nacional o extranjera, cuando se dé este último evento es indispensable establecer su equivalencia en moneda colombiana, de lo cual se dejará constancia en el texto de la escritura pública;

d) Siempre que se actúe por representación es necesario expresar de qué clase de representación se trata y el notario exigirá para protocolizar con el instrumento los documentos que le acrediten;

e) Teniendo en cuenta que la finalidad de la diligencia de autenticación de copias es dar certeza a los interesados acerca de la plena coincidencia de ésta con el original, aspecto importante en materia probatoria, solicitamos a ustedes que tanto el sello como la firma se impongan sobre el texto del documento a autenticar, a fin de lograr total claridad, impedir la posibilidad de cambiar en el documento autenticado el sentido del original y la comisión de hechos punibles al aprovechar la confusión creada.

Les recuerdo igualmente la necesidad de plasmar en las diferentes diligencias de legalización de documentos, tanto la firma como la antefirma del notario actuante.

f) En relación con aquellos documentos que tienen que ver con la salida de menores del país, específicamente en cuanto corresponde a la legalización notarial de los mismos mediante diligencias de reconocimiento de contenido y firma o de presentación personal sugiero que el notario debe atenderlas personalmente en su despacho, a efecto de dialogar con las personas que comparecen con la finalidad antes citada, a quienes es aconsejable interrogar previamente e imprimirles la huella dactilar respectiva, dejando constancia a qué dedo corresponde. De ser posible se sugiere igualmente dejar fotocopia de los documentos de identidad de tales personas;

g) Referente a la autenticación prevista por el artículo 73 del Decreto-Ley 960 de 1970, y particularmente a una de las formas que contempla, debe advertirse que de manera general se constituye en supuesto fundamental para el ejercicio de la función, el que el registro de la firma se haya surtido ante el correspondiente notario que vaya a otorgar el testimonio de que se trate, es decir, el cambio de notario es causa de actualización del registro, circunstancia que, además debe darse cada año.

No obstante que son ustedes los obligados a comunicar al usuario del servicio sobre la necesidad de actualizar el registro de la firma, se entiende el registro de la firma, se entiende que éste es rogado como corresponde en términos generales a la prestación del servicio notarial. Entonces, en pro de la eficacia que caracteriza el servicio, se debe conferir un tiempo prudencial para que el interesado acuda a formalizar la actualización; a su vencimiento, se entiende que el ejercicio de la función derivado del registro de firma no es posible, sin que esta actitud pueda dar lugar a denegación del servicio.

Desde luego que las medidas de control y prevención a las suplantaciones y falsedades le corresponde implementarlas a cada notario en particular, medidas que en todo caso se recomienda hacerlas extensivas a todo tipo de actuaciones y documentos que autoricen con su firma.

El presente instructivo deroga las instrucciones administrativas números 15 de 1991, 1 de 1995, 2 de 1995, 31 de 1995, 4 de 1996 y 28 de 1996.”

“Artículo 35. El notario extenderá la diligencia de autenticación de copias directamente o utilizando un sello. En ambos casos se precisará que el contenido del documento corresponde exactamente al que tuvo a la vista.”

“Artículo 1. Ningún documento suscrito por funcionario público en ejercicio de sus funciones requiere autenticación. modificado por decreto 2092 de 2010.”

“Artículo 2. Los documentos originales que deban presentarse ante las entidades oficiales no requieren autenticación ni el cumplimiento de formalidad especial, salvo en los casos de autorización por documento privado y los expresamente señalados por la ley.”

“Artículo 3. La certificación del ejercicio del cargo de Notario sólo se exigirá para los documentos que deban presentarse en el exterior de los Estados no partes de la “Convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros”, suscrita en La Haya el 5 de octubre de 1961, la cual entró en vigor para Colombia a partir del 30 de enero de 2001.”

“La Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia recordó que la eficacia probatoria de un documento depende, en líneas generales, de la posibilidad de conocer a ciencia cierta quién es su autor genuino.

A partir de este conocimiento, se abre la posibilidad de entrar a valorar intrínsecamente su contenido conforme a las reglas de apreciación probatoria y la sana crítica.

Ahora bien, la corporación hizo ver que para este ejercicio de descubrimiento e imputación de la persona que ha elaborado cierto documento el legislador ha implementado ciertos mecanismos que facilitan el trabajo del juez, como las presunciones y el reconocimiento.

Por ejemplo, las normas procesales establecen que los documentos públicos se presumen auténticos, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad.

Para el documento privado, en cambio, la ley prevé unas reglas que permiten reputar un documento como auténtico o tener a algunos como tales por su naturaleza, como ocurre con los libros de comercio debidamente registrados, el contenido y las firmas de las pólizas de seguros y recibos de pago de sus primas, certificados, bonos y títulos de inversión en establecimiento de crédito y contratos de prenda con estos, cartas de crédito, entre otros.

En cuanto a su reconocimiento, el estatuto procesal civil incorpora la figura del reconocimiento implícito de los documentos privados cuando una de las partes los aporta al proceso, sin alegar su falsedad.

Además de lo anterior, el juez puede, a través de la apreciación ponderada y razonada de la conducta procesal de las partes, llegar a adquirir el convencimiento acerca del autor de determinada prueba y atribuírselo, con el propósito de reconstruir los hechos, aproximarse a la verdad e impartir justicia responsablemente a los casos bajo su escrutinio.

Lo que quiere decir que si bien la firma es uno de los medios o formas que conducen a tener certeza de la autoría de un documento no es la única, ya que existen otros que también ofrecen seguridad acerca de la persona que ha creado un documento. Firma es elemento esencial para demostrar autenticidad de la historia laboral.

En suma, la autenticidad de un documento es una cuestión que debe ser examinada caso por caso, de acuerdo con (i) las reglas probatorias de los estatutos procesales, o, en su defecto, con (ii) las circunstancias del caso, los elementos del juicio, las posiciones de las partes y los signos de individualización que permitan identificar al creador de un documento, de ser ello posible.”

“FIRMA REGISTRADA

(…)

Dada la configuración de esta actuación y a los innegables riesgos que supone la apreciación fáctica de las firmas estampadas o rubricadas en diferentes tiempos y condiciones, conlleva a la equivocación por parte del funcionario que le corresponde apreciar sobre la base de la confrontación las firmas rubricadas, pues estas se realizan con elementos rudimentarios y sin ninguna pericia grafológica, de ahí la prudencia con que deben actuar los notarios en el procedimiento de la autenticación de firmas registradas. Es por esta razón que la SNR, en repetidas veces, advierte a los Notarios que, no obstante, la autorización legal de autenticar firmas por el sistema de confrontación, ni siquiera deberían hacer uso de esa facultad, por los peligros a que el funcionario se expone. También advierte que el cambio de Notario es causa de la actualización del registro de las firmas, pues esta particular diligencia debe percibirla el Notario ante quien se haya registrado la firma; además, se sugiere que la actualización del registro de las firmas debe hacerse cada año para preservar la seguridad y la pulcritud de los actos y negocios jurídicos que autorice el notario.

los siguientes son los pasos o requisitos para proceder a certificar firmas sujetas a registro:

1. Que una persona haya registrado su firma ante Notario.

2. Que la misma persona haya puesto su firma en un documento.

3. Que el documento haya sido presentado ante el Notario porque no suele ser el mismo autor de la firma.

4. Que se proceda a la confrontación o cotejo de las dos firmas.

5. Que en la diligencia se diga la correspondencia de la firma puesta en el documento con la registrada.

6. Que el Notario la autorice con su firma.”^[90]

"Artículo 2.2.6.1.2.5.1. Diligencia de autenticación. El notario extenderá la diligencia de autenticación de copias directamente o utilizando un sello. En ambos casos se precisará que el contenido del documento corresponde exactamente al que tuvo a la vista.

Para la autenticación de firmas podrá también utilizar un sello que se ajustará a lo dispuesto en el artículo 73 del decreto-ley 0960 de 1970.”

“Artículo 2.2.6.1.2.5.2. Autenticación de copia mecánica o literal. La copia mecánica o literal de un documento tomada de una copia, podrá ser autenticada por el notario y en la respectiva diligencia se indicará que es copia de copia. Y si fuere de copia autenticada así lo expresará.

“Artículo 245. Aportación de documentos. Los documentos se aportarán al proceso en original o en copia.

Las partes deberán aportar el original del documento cuando estuviere en su poder, salvo causa justificada. Cuando se allegue copia, el aportante deberá indicar en dónde se encuentra el original, si tuviere conocimiento de ello.”

“Artículo 246. Valor probatorio de las copias. Las copias tendrán el mismo valor probatorio del original, salvo cuando por disposición legal sea necesaria la presentación del original o de una determinada copia.

Sin perjuicio de la presunción de autenticidad, la parte contra quien se aduzca copia de un documento podrá solicitar su cotejo con el original, o a falta de este con una copia expedida con anterioridad a aquella. El cotejo se efectuará mediante exhibición dentro de la audiencia correspondiente.”

“Artículo 36. La copia mecánica o literal de un documento tomada de una copia, podrá ser autenticada por el notario y en la respectiva diligencia se indicará que es copia de copia. Y si fuere de copia autenticada así lo expresará.”

“FUNCIÓN NOTARIAL, NOTARIOS Y

ORGANIZACIÓN NOTARIAL

(…)

3. ACTOS NOTARIALES TRADICIONALES

(…)

3.4. Autenticaciones

a) El notario podrá dar testimonio escrito de que la firma puesta en un documento corresponde a la de la persona que la haya registrado ante él, previa confrontación de las dos. También podrá dar testimonio de que las firmas fueron puestas en su presencia, estableciendo la identidad de los firmantes.

b) Podrá autenticarse una copia mecánica o una literal de un documento, siempre que aquélla corresponda exactamente al original que se tenga a la vista o que ésta comprenda la integridad del documento exhibido y lo reproduzca con entera fidelidad.

La copia mecánica o literal de un documento tomada de una copia, puede ser autenticada por el notario y en la respectiva diligencia se indicará que es copia de copia. Y si es copia autenticada así deberá expresarse.

c) El notario extenderá la diligencia de autenticación de copias directamente o utilizando un sello. En ambos casos se precisará que el contenido del documento corresponde exactamente al que tuvo a la vista.

Las diligencias de autenticación serán suscritas por el notario con firma autógrafa en último lugar.

d) La autenticación se anotará en todas las hojas de que conste el documento autenticado, con expresión de la correspondencia de la firma puesta allí con la registrada, o de su contenido con el del original; cuando éste reposare en el archivo notarial, se indicará esta circunstancia, con cita del instrumento que lo contiene o al cual se halla anexado. El acto terminará con mención de su fecha y la firma del notario.

e) El notario dará testimonio de autenticidad de una fotografía de persona si establece por sus sentidos que corresponde a ella y está agregada a un escrito en que el interesado asevere ser suya y en que reconozca la firma con que autorice dicha afirmación.

f) La autenticación sólo procede respecto de documentos de que no emanen directamente obligaciones, no equivale al reconocimiento, tiene el valor de un testimonio fidedigno, y no confiere al documento mayor fuerza de la que por sí tenga.”^[91]

“AUTENTICACIÓN DIGITAL O ELECTRÓNICA

(…)

Servicio de autenticación electrónica

(…)

a. Servicio de autenticación digital: es el procedimiento que, utilizando mecanismos de autenticación, permite verificar los atributos digitales de una persona cuando adelante trámites y servicios a través de medios digitales. Además, en caso de requerirse, permite tener certeza sobre la persona que ha firmado un mensaje de datos, o la persona a la que se atribuya el mismo en los términos de la Ley 527 de 1999 y sus normas reglamentarias, o las normas que la modifiquen, deroguen o subroguen, y sin perjuicio de la autenticación notarial.”^[92]

“En cumplimiento de los principios de transparencia, eficacia y eficiencia que rigen la administración pública y con el fin de mejorar el control y seguimiento de las actividades notariales, la Superintendencia de Notariado y Registro, se permite expedir la presente Instrucción Administrativa.

1. Digitalización firmas y sellos De conformidad con el numeral 8 del artículo 25 del Decreto 412 del 15 de febrero de 2007, “por el cual se reestructura la Superintendencia de Notariado y Registro”, corresponde al director de Gestión Notarial, “certificar con su firma el ejercicio del cargo de notario”.

Esta función viene desarrollándose en forma manual, apoyados en registros de firmas y sellos que en su oportunidad ustedes han llegado a esta Superintendencia.

Es prioritario para nuestra Entidad, en virtud del plan de modernización que se adelanta, digitalizar esta información, aprovechando los medios tecnológicos que nos permitan agilizar la prestación del servicio, hacerlo más confiable, eficiente y, sobre todo, evitar los documentos en los que se detecte la no correspondencia de sus firmas y sellos con los que aparecen en nuestros archivos.

Por lo anterior, comedidamente les solicito remitir a la Dirección de Gestión Notarial, impresos en una hoja tamaño carta con membrete de la notaría correspondiente, los sellos y la firma oficial que utilizan para la autorización de actos y contratos, en virtud de su facultad fedante.

La firma debe ser una sola, toda vez que la certificación del ejercicio del cargo de notario se efectúa en todos aquellos documentos que los usuarios desean hacer valer en el exterior, lo cual nos permitirá un mayor control y seguridad en la certificación que expide la Superintendencia de Notariado y Registro.

Los sellos y firmas de las personas que actúan como Notarios en calidad de encargados también deben ser enviados en hoja separada.

En el evento que requiera efectuar el cambio de sellos o modificar su firma, tendrá que realizar el mismo procedimiento, indicando la fecha en la cual comenzará a utilizarlos, para incorporarlos.”

“Artículo 243. Distintas clases de documentos. Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, mensajes de datos, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, videograbaciones, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares.

Los documentos son públicos o privados. Documento público es el otorgado por el funcionario público en ejercicio de sus funciones o con su intervención. Así mismo, es público el documento otorgado por un particular en ejercicio de funciones públicas o con su intervención. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es instrumento público; cuando es autorizado por un notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura pública.”

“Fotografías-Pruebas documentales. Valor probatorio. Valoración probatoria Sobre la posible valoración de las fotografías que fueron allegados al proceso por el demandante, y que pretenden demostrar la ocurrencia de un hecho, debe precisarse que éstas sólo dan cuenta del registro de varias imágenes, sobre las cuales no es posible determinar su origen, ni el lugar, ni la época en que fueron tomadas, y al carecer de reconocimiento o ratificación, no pueden ser cotejadas con otros medios de prueba allegados al proceso. (…) se tiene que las fotografías son pruebas documentales que el juez está en la obligación de examinar bajo el criterio de la sana crítica, siempre y cuando se hayan verificado los requisitos formales para la valoración de ese tipo de medios probatorios, esto es, la autenticidad y la certeza de lo que se quiere representar. En el asunto en estudio, de las fotografías aportadas no se puede determinar su origen, ni el lugar, ni la época en que fueron tomadas y carecen de reconocimiento o ratificación. NOTA DE RELATORIA: Sobre el valor probatorio de las fotografías, consultar Corte Constitucional, sentencia del 29 de marzo de 2012, Exp. T-269. En el mismo sentido consultar, Sección Primera, sentencia 3 de febrero de 2002, Exp. 12497.”

“Artículo 188. Testimonios sin citación de la contraparte. Los testimonios anticipados para fines judiciales o no judiciales podrán recibirse por una o ambas y se entenderán rendidos bajo la gravedad del juramento, circunstancia de la cual se dejará expresa constancia en el documento que contenga la declaración. Este documento, en lo pertinente, se sujetará a lo previsto en el artículo 221.

Estos testimonios, que comprenden los que estén destinados a servir como prueba sumaria en actuaciones judiciales, también podrán practicarse ante notario o alcalde.

A os <sic, los> testimonios anticipados con o sin intervención del juez, rendidos sin citación de la persona contra quien se aduzcan en el proceso, se aplicará el artículo 222. Si el testigo no concurre a la audiencia de ratificación, el testimonio no tendrá valor.”

“Artículo 260. Alcance probatorio de los documentos privados. Los documentos privados tienen el mismo valor que los públicos, tanto entre quienes los suscribieron o crearon y sus causahabientes como respecto de terceros.”

“Artículo 261. Documentos firmados en blanco o con espacios sin llenar. Se presume cierto el contenido del documento firmado en blanco o con espacios sin llenar.”