“Con el fin de dar claridad respecto de las disposiciones contenidas en la Instrucción Administrativa 05 de 2021. Con el objetivo de brindar claridad a los usuarios y estandarizar el uso de la imagen institucional de la SNR, en la referida Instrucción se indicó:

1. Aspectos Facultativos: Hace referencia a los avisos de las fachadas utilizados por las notarías. Sobre el particular, en la Instrucción se dispuso que aquellas notarías que “ya tienen sus avisos de fachada e interiores establecidos y no desean actualizarlos, no se encuentran obligadas a hacerlo”. De igual manera, tratándose de notarías nuevas que van a establecer sus avisos o de aquellas que deseen modificar los avisos con los que ya cuentan, se sugirieron lineamientos respecto del uso del logo institucional mediante diversos ejemplos que, en todo caso, pueden ser ajustados a los espacios que cada notaría disponga para ellos. (Numeral 4 del manual).

2. Aspectos obligatorios: Sobre este asunto, todas las Notarías deberán incluir de forma obligatoria, al interior de la sede notarial y en un lugar visible de la zona principal de atención, un aviso que le comunique al usuario del servicio público notarial que, respecto de la notaría, esta Superintendencia ejerce las funciones de inspección, vigilancia y control, para lo cual se sugirió un diseño y tamaño de dicho aviso mediante ejemplos. (Numeral 5 del manual) Adicionalmente, la Superintendente de Notariado y Registro señaló: “(…)

Con el fin de estandarizar el uso de la imagen institucional, el Grupo de Comunicaciones de la SNR emitió el Manual de Diseño de Avisos en Notarías con código MP – CNEA – PO – 01 – PR – 03 – MN – 01, el cual, a partir de la fecha, será implementado en todas las notarías, así como las directrices que se fijen en el documento que lo actualice, modifique o reemplace. el aviso y sus componentes propuestos podrán ser ajustados proporcionalmente en su tamaño dependiendo del espacio con el que cuenta cada notaría en su área de recepción al público”

Igualmente, si la notaría ya cuenta actualmente con un aviso implementado que cumpla con la función referida, esto es, la de informar al usuario del servicio de forma específica que se encuentra “Vigilado por la Superintendencia de Notariado y Registro”, con el mismo se habrá cumplido el requisito del aviso obligatorio descrito en la Instrucción Administrativa No. 5 de 2021. Sin otro motivo.”

“Como consecuencia de su carácter procesal, y para efectos de garantizar el principio de la seguridad jurídica, el derecho al debido proceso y el principio según el cual está prohibido a los particulares hacer justicia por su propia mano, la nulidad constitucional referida requiere para su realización la previa declaración de autoridad competente, es decir, de aquella que viene conociendo del proceso y, por tanto, la que tiene potestad para declararla. Bajo el entendido de que la nulidad prevista en el artículo 29 es de naturaleza procesal y debe ser declarada previamente por autoridad competente, como ocurre con las demás nulidades procesales de orden legal, se hace necesario establecer si la misma es aplicable al trámite notarial.”

“Artículo 24. Funciones de la Superintendencia delegada para el Notariado. Son funciones de la Superintendencia delegada para el Notariado, las siguientes:

1. Proponer al Superintendente de Notariado y Registro la fijación de las políticas, estrategias, planes y programas en relación con la gestión de orientación, inspección, vigilancia y control del servicio público notarial, en el ámbito de su competencia.
2. Ejercer las funciones de inspección, vigilancia y control sobre el servicio público notarial.
3. Coordinar el estudio técnico para la fijación de nuevas tarifas por concepto de derechos por la prestación del servicio público de notariado.
4. Proyectar el acto administrativo de actualización de tarifas para la prestación del servicio público notarial.
5. Coordinar con la Oficina Asesora Jurídica y la Dirección Administrativa y Financiera, la fijación de las cuantías de los aportes y recaudos destinados al Fondo Cuenta Especial de Notariado y a la Superintendencia de Notariado y Registro, según decisión tomada por el Consejo Asesor del Fondo Cuenta Especial de Notariado, para la expedición del acto administrativo respectivo.
6. Vigilar y controlar la correcta aplicación de las tarifas notariales.
7. Orientar e instruir sobre la aplicación de las normas que rigen la actuación notarial, de conformidad con las directrices impartidas por el Superintendente de Notariado y Registro.
8. Aprobar los manuales, protocolos y reglamentos que guían las visitas de inspección general, especial y de seguimiento acordes con los procesos y procedimientos actualizados.
9. Ordenar y dirigir la práctica de visitas a las Notarías a fin de verificar el cumplimiento de las normas legales que rigen la actividad notarial y tomar las acciones a que haya lugar e impartir las comisiones a las autoridades para adelantar actuaciones administrativas.
10. Impartir las directrices para la atención de las peticiones, quejas y reclamos que, sobre los aspectos administrativos, financieros y jurídicos de las Notarías, se formulen ante la Superintendencia de Notariado y Registro, en coordinación con la Oficina de Atención al Ciudadano.
11. Impartir las directrices o instrucciones para la gestión documental de las hojas de vida de los Notarios y ex Notarios.
12. Impartir directrices para la expedición de las certificaciones para el ingreso y confirmación del ejercicio del cargo de notario y para la declaratoria de las vacancias temporales y definitivas.
13. Impartir directrices e instrucciones para la autorización del cambio de horario de la notaría, para el reparto notarial en Bogotá y el resto del país y para la administración de la base de datos de sucesiones y testamentos que se llevan en las Notarías del país.
14. Impartir las directrices y lineamientos para apoyar la realización de los concursos para proveer las vacantes en el cargo del notario, de conformidad con la delegación del Consejo Superior de Carrera Notarial y en coordinación con las demás dependencias competentes de la Superintendencia.
15. Impartir las instrucciones necesarias para la implementación y actualización del registro público de carrera notarial, atendiendo las directrices impartidas por el Consejo Superior de la Carrera Notarial.
16. Expedir junto con el Superintendente el acto administrativo para cambio de local en Notarías de primera y segunda categoría.
17. Estudiar y adoptar las medidas e instrucciones a que haya lugar, en relación con los informes que presenten los entes de control, entidades estatales y organismos privados en relación con el servicio notarial.
18. Dirigir la elaboración de los documentos técnicos que se requieran para mejorar la prestación del servicio notarial.
19. Comisionar a los servidores y a las autoridades para adelantar las pruebas que se requieran para instruir los procesos disciplinarios de su competencia.
20. Conocer y suscribir las decisiones interlocutorias que se profieran en la fase de instrucción, de conformidad con la normativa vigente respecto de los procesos disciplinarios que se adelanten contra los Notarios y ex Notarios, sin perjuicio del poder preferente que ejerza la Procuraduría General de la Nación, y trasladarlos oportunamente a la Oficina de Control Disciplinario Interno, con el fin de que se adelante la fase de juzgamiento.
21. Orientar, coordinar y revisar con las demás dependencias competentes de la Superintendencia, la elaboración de los estudios que soporten la creación, supresión, fusión y recategorización de las Notarías del país.
22. Asistir al Superintendente de Notariado y Registro, cuando así lo determine, en las gestiones y representaciones que ante organismos públicos y privados deben llevarse a cabo en materia de organización y funcionamiento del servicio notarial.
23. Identificar los riesgos inherentes a la prestación del servicio notarial en el país y proponer los mecanismos para mitigarlos.
24. Aprobar las pólizas que presentan los Notarios en propiedad e interinidad para garantizar la continuidad en la prestación del servicio público notarial.
25. Proponer al Superintendente de Notariado y Registro los lineamientos y criterios técnicos para la adopción del modelo de inspección, vigilancia y control bajo el enfoque de gestión de riesgo y responder por su implementación.
26. Promover y desarrollar la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión de la dependencia.
27. Asesorar, conocer y atender los preceptos establecidos en la Ley 1952 de 20J9, modificada por la Ley 2094 de 2021 y demás normas complementarias relacionadas con el Régimen Disciplinario aplicable a todos los notarios y ex notarios.
28. Poner en conocimiento de los organismos de vigilancia, control y de administración de justicia, la comisión de hechos presuntamente irregulares que surjan del proceso disciplinario.
29. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.”

“Artículo 132. En desarrollo de lo dispuesto en el capítulo IV, título VI, del Decreto-ley 0960 de 1970, la vigilancia notarial se ejerce principalmente por medio de visitas generales o especiales. De cada visita se levantará un acta de lo observado, suscrita per el visitador y el notario. Cuando éste se niegue a firmarla el visitador dejará la respectiva constancia en el acta y la firmará con un testigo del hecho de la negativa. 

En el acta de visita general se dejará constancia detallada de los hechos que permitan establecer la forma como el notario cumple cada una de sus funciones y obligaciones y en la de visita especial la relación precisa de los hechos objeto de ella. 

El notario podrá dejar las constancias que estime pertinentes y al acta se acompañarán los documentos que se consideren necesarios para la mejor comprensión de los hechos relatados.” 

“Artículo 133. Concluida la visita y firmada el acta, ésta y los documentos allegados serán estudiados por la vigilancia notarial. Si no se deducen irregularidades se le informará al notario. Si las irregularidades pueden constituir falta se elaborará un pliego de cargos del cual se dará traslado al notario visitado Si no tienen ese carácter se le amonestará de plano, si fuere del caso.”

“Artículo 31. Toda sentencia judicial podrá ser apelada o consultada, salvo las excepciones que consagre la ley. El superior no podrá agravar la pena impuesta cuando el condenado sea apelante único.”

“Artículo 130. Clases de recursos. Contra las decisiones disciplinarias proceden los recursos de reposición, apelación y queja.

Parágrafo. Contra las decisiones de simple trámite no procede recurso alguno.”

“Artículo 131. (Modificado por el artículo 25 de la ley 2094 de 2021).

Artículo 25. Modificase el artículo 131 de la ley 1952 de 2019, el cual quedará así:

Artículo 131. Oportunidad para interponer los recursos. Los recursos de reposición y apelación se podrán interponer desde la fecha de expedición de la decisión hasta el vencimiento de los cinco (5) días siguientes a la notificación respectiva.

Si la notificación de la decisión se hace en estrados, los recursos deberán interponerse y, sustentarse en el curso de la audiencia o diligencia. Si la misma se realiza en diferentes sesiones, se interpondrán en la sesión en la que se profiera la decisión a impugnar.”

“Artículo 13 numerales 18 y 25.

18. Fallar en segunda instancia los procesos disciplinarios que se adelanten contra los notarios y ex notarios, registradores y ex registradores de instrumentos públicos, servidores y exservidores públicos, Curadores urbanos y ex Curadores urbanos de la Superintendencia.

(Numeral MODIFICADO por el Art. 2 del Decreto 1554 de 2022)

25. Conocer y resolver los recursos de apelación de su competencia, de conformidad con la ley.”

“Conforme con lo conceptuado por la Corte Constitucional en Sentencia C 095-2003, el principio de la doble instancia se consagra en una garantía constitucional que desarrolla el ejercicio del ius puniendi del Estado en todas sus manifestaciones, no sólo cuando se trata de la aplicación del derecho penal por los órganos judiciales sino también en el derecho administrativo sancionatorio y, específicamente, en el perfeccionamiento y práctica del derecho disciplinario. De la misma manera, este alto Tribunal señala que la doble instancia surge de la necesidad de preservar el principio de legalidad y la integridad en la aplicación del derecho, ya que garantiza la posibilidad de corregir los errores en que pueda incurrir el juez o fallador en la adopción de una decisión judicial o administrativa, y permite enmendar la aplicación indebida que se haga por parte de una autoridad de la Constitución o la ley.

Con este propósito, el citado principio, se configura como una herramienta idónea y eficaz contra la arbitrariedad, y en un mecanismo principal para la corrección de los yerros en que pueda incurrir una autoridad. El derecho de impugnación y la posibilidad de controvertir una decisión, exige la presencia de una estructura jerárquica que permita la participación de una autoridad independiente, imparcial y de distinta categoría en la revisión de una actuación previa, sea porque los interesados interpusieron el recurso de apelación o resulte forzosa su consulta. Para el caso de la Superintendencia de Notariado y Registro, es competencia del señor Superintendente fallar en segunda instancia los procesos disciplinarios que se adelanten contra los notarios, registradores de instrumentos públicos, servidores de la Superintendencia y curadores urbanos, aun cuando se encuentren retirados del servicio.

El recurso de apelación o alzada es un recurso ordinario que procede en materia disciplinaria contra el fallo de primera instancia y contra cierto tipo de autos expedidos por el operador de primera instancia, a través de este recurso el superior jerárquico conoce el proceso y una vez estudiado puede tomar la posición de confirmar el fallo o el auto dependiendo el caso, adicionarlo o revocarlo.”