“Artículo 2.2.6.1.4.2.1. Propiedad de libros y archivos. Los libros y archivos de la notaría pertenecen a la nación. Al archivo nacional o al sitio que la superintendencia de notariado y registro indique, se enviaran aquellos que tengan más de treinta años de antigüedad. De la diligencia de entrega se extenderá un acta suscrita por quienes en ella intervengan, de conformidad con el artículo 116 del decreto-ley 0960 de 1970.”

“Artículo 2.2.6.1.6.3.1. Ejercicio de la vigilancia. En desarrollo de lo dispuesto en el capítulo 4, título 4, del decreto-ley 0960 de 1970, la vigilancia notarial se ejerce principalmente por medio de visitas generales o especiales. De cada visita se levantará un acta de lo observado, suscrita por el visitador y el notario. Cuando éste se niegue a firmarla el visitador dejará la respectiva constancia en el acta y la firmará con un testigo del hecho de la negativa.

En el acta de visita general se dejará constancia detallada de los hechos que permitan establecer la forma como el notario cumple cada una de sus funciones y obligaciones y en la de visita especial la relación precisa de los hechos objeto de ella.

El notario podrá dejar las constancias que estime pertinentes y al acta se acompañarán los documentos que se consideren necesarios para la mejor comprensión de los hechos relatados.”

“Como es de su conocimiento, a medida que son superadas las diferentes etapas del concurso público y abierto para el nombramiento de notarios y el ingreso a la carrera notarial, convocado por el Consejo Superior, corresponde a las autoridades nominadoras, en ejercicio de las funciones que les ha asignado el legislador, proceder al nombramiento de los notarios en propiedad en los diferentes círculos del país. 

Las decisiones que formalizan los resultados anotados imponen en algunos casos el consecuente cambio en los titulares de los Despachos Notariales, circunstancia que motiva un afectuoso saludo de agradecimiento dirigido a quienes dejan sus cargos, acompañado de nuestros mejores deseos por el éxito de sus futuras actividades, en el entendido que en esta Superintendencia los estima como suyos en cualquier ámbito en que se desempeñen. 

A continuación, me permito solicitar toda la colaboración de quienes deben proceder a la entrega de sus Despachos, para que el proceso de empalme con su sucesor se adelante de acuerdo con el marco normativo existente y permita una delimitación clara de responsabilidades entre el notario saliente y el notario entrante, con respecto a los asuntos a cargo, diligencia vital para la debida gestión y continuidad del servicio público notarial. 

En este sentido, el notario saliente hará constar por escrito los resultados de su gestión y, en forma puntual y detallada, hará la entrega de las actuaciones en curso, el protocolo, reportes de informes por cumplimiento de obligaciones a DIAN, UIAF, entre otros, el inventario de archivos físicos, informáticos, minutas de gestión, programas de sistemas, equipos de sistemas, procesos, procedimientos, personal a cargo, contratos en curso y determinación presupuestal del Despacho a la fecha de entrega. 

El empalme debe ser un proceso organizado, transparente e integral, en el cual haya un espacio abierto para el diálogo y el intercambio de información. Un buen empalme es la garantía de una transición armoniosa, que prevenga riesgos de responsabilidades disciplinarias, fiscales, administrativas y penales. 

Previo a adentrarnos en el fondo del asunto que aquí nos ocupa, es conveniente precisar que el empalme es un proceso de interacción entre el notario saliente y el notario entrante, mediante el cual el primero hace entrega del despacho a su cargo al segundo.

El proceso de empalme debe iniciarse en el momento en que es nombrado el nuevo titular de la Notaría. El mismo finaliza con el levantamiento del acta respectiva suscrita por el notario entrante y el notario saliente, así como por el funcionario comisionado por la Superintendencia delegada para el Notariado.”

“Artículo 56. Los libros y archivos de la notaría pertenecen a la Nación. Al Archivo Nacional o al sitio que la Superintendencia de Notariado Registro indique, se enviarán aquéllos que tengan más de treinta años de antigüedad. De la diligencia de entrega se extenderá un acta, suscrita por quienes en ella intervengan, de conformidad con el artículo 116 del Decreto-ley 0960 de 1970.”

“Artículo 2.2.6.1.4.1.3. Libro de actas. El notario, además de los libros que constituyen el archivo, tendrá el de actas que suscriba en ejercicio de su función y que no deban ser protocolizadas según la ley. En los círculos en donde haya más de una notaría se llevará el de actas de reparto, el cual una vez clausurado se enviará a la superintendencia de notariado y registro o a la oficina de registro de instrumentos públicos correspondiente.”

“Artículo 9. El protocolo y en general el archivo de las notarías podrá ser llevado a través de medios magnéticos o electrónicos.”

“Artículo 2.2.6.1.5.6.4. Licencias ordinarias. Los notarios tienen derecho a licencias ordinarias hasta por noventa días continuos o discontinuos, de cada año.

Los notarios de carrera tienen derecho a solicitar licencia hasta por dos (2) años, para cursos de especialización o actividades de docencia o investigación, o asesoría científica al estado, previo concepto del consejo superior.”

“Artículo 2.2.6.1.5.6.7. Licencia por incapacidad física. Las licencias por incapacidad física temporal y por maternidad se rigen por las normas de la seguridad social establecidas en la ley. La autoridad que las conceda deberá exigir la certificación de incapacidad expedida por entidad competente para tal efecto.

El tiempo de estas licencias no interrumpe el de servicio.”

“Artículo 2.2.6.1.5.6.9. Permiso. El notario puede solicitar permiso hasta por tres días cuando medie justa causa y será concedido por la superintendencia de notariado y registro para los de círculos de la primera categoría y por los gobernadores, para los demás. El permiso no interrumpe el tiempo de servicios. En casos urgentes podrá concederlo la primera autoridad política del lugar, con excepción de los notarios de la capital de la república.”

“Artículo 2.2.6.1.5.6.11. Reemplazo. En todos los casos de licencia y permiso, el notario puede indicar la persona que deba reemplazarlo bajo la responsabilidad, facultad que conserva si considera necesario solicitar su relevo.”

“Artículo 2.2.6.1.5.6.12. Suspensión del cargo. El notario se encuentra suspendido en el ejercicio de su cargo, cuando se le ha impuesto esta sanción mediante procedimiento disciplinario o en cumplimiento de providencia judicial.”

“En la investigación que adelantó la Superintendencia de Notariado y Registro en contra de la señora Gladys María Manzano de Castañeda se formuló un único cargo disciplinario por el que se le sancionó. La hoy demandante fue hallada responsable de incumplir con sus obligaciones como notaria única del Círculo de La Plata, Huila, al cancelar en forma extemporánea a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales el impuesto de IVA y la retención en la fuente, entre los meses de enero y octubre de 2002. En el siguiente cuadro se resume la concordancia entre el pliego de cargos y el acto administrativo sancionatorio.

Estructura de la falta disciplinaria. El ente sancionador explicó que la falta cometida por la funcionaria está dada por la violación de los artículos 121, literal c), del Decreto Reglamentario 2148 de 1993; 375, 376, 398, 574, 579, 603 y 604 del Estatuto Tributario; y las Instrucciones Administrativas 17 del 4 de octubre de 2000 y 1-26 del 1 de junio de 2001.

La valoración de las pruebas por parte de la autoridad disciplinaria le condujo a concluir que el IVA de los periodos 01, 02, 03, 04 y 05 del año 2002, correspondiente a los meses transcurridos entre enero y octubre de dicha anualidad, fue declarado por la disciplinada más no pagado en las fechas que fijó el Gobierno Nacional, por lo que al momento de saldar la mencionada obligación tuvo que cancelar el valor de la mora por extemporaneidad.

Asimismo, aseveró respecto de la retención en la fuente que también hubo una demora en su pago, aunque mínima, para lo cual hizo énfasis en la declaración de enero de 2002, presentada el 15 de febrero y pagada el 7 de marzo del mismo año, y la de octubre de 2002, presentada el 15 de noviembre y pagada el 6 de diciembre de esa anualidad.

Sobre esta materia, explicó que la obligación que establece el Estatuto Tributario en cabeza de los agentes retenedores debe acatarse en forma estricta como quiera que su desconocimiento afecta el patrimonio económico de la Nación, lo que se traduce en que la disciplinada incumplió un deber funcional inherente al ejercicio de su función como Notaria.

Seguidamente, señaló que la hoy demandante no se encontraba autorizada para administrar ni para disponer esos dineros tenían carácter público, lo que significa que frente a ellos solo le era dable su cobro y consignación a favor de la DIAN.

Al analizar el argumento de defensa de la señora Gladys María Manzano de Castañeda, según el cual el artículo 22 de la Ley 323 de 1997 le concedía un plazo de pago de dos meses contados a partir de aquel en que se hizo la retención, el titular de la acción disciplinaria estimó que el ámbito de aplicación de la norma anunciada era el penal por lo que no resultaba admisible hacerlo valer en materia disciplinaria.

Aunado a lo anterior, los fallos sancionatorios consideraron que el cargo de notario envuelve una dignidad especial, que le imponía a la disciplinada dar ejemplo en cuanto al cumplimiento de sus deberes inherentes al cargo y a la normativa que regula su actividad. Consideró que tal proceder afectó la eficiencia el servicio notarial y atentó contra el buen funcionamiento del Estado.

Con base en ello, concluyó que la conducta reprochada era típica, antijurídica y culpable, y que no había mediado causal alguna de eximente de responsabilidad disciplinaria.

Al respecto, señaló la providencia que, con el fin de garantizar la tutela judicial efectiva, ese control es de carácter integral por cuanto exige una revisión legal y constitucional de las actuaciones surtidas ante los titulares de la acción disciplinaria, sin que, para tales efectos, el juez se encuentre sometido a alguna limitante que restrinja su competencia. En dicha oportunidad, la corporación fue enfática en explicar que, siendo la función disciplinaria una manifestación de la potestad sancionadora que busca mantener la actividad estatal sujeta a los límites legales y constitucionales, no es dable restringir las facultades de que goza la jurisdicción en la realización de dicho estudio.

Esta integralidad se proyecta en múltiples aspectos que son destacados en la providencia en los siguientes términos:

La competencia del juez administrativo es plena, sin “deferencia especial” respecto de las decisiones adoptadas por los titulares de la acción disciplinaria. 2) La presunción de legalidad del acto administrativo sancionatorio es similar a la de cualquier acto administrativo. 3) La existencia de un procedimiento disciplinario extensamente regulado por la ley, de ningún modo restringe el control judicial. 4) La interpretación normativa y la valoración probatoria hecha en sede disciplinaria, es controlable judicialmente en el marco que impone la Constitución y la ley. 5) Las irregularidades del trámite procesal, serán valoradas por el juez de lo contencioso administrativo, bajo el amparo de la independencia e imparcialidad que lo caracteriza. 6) El juez de lo contencioso administrativo no sólo es de control de la legalidad, sino también garante de los derechos. 7) El control judicial integral involucra todos los principios que rigen la acción disciplinaria. 8) El juez de lo contencioso administrativo es garante de la tutela judicial efectiva.

Así pues, el control judicial que ha de efectuarse en el presente caso tiene como hoja de ruta los parámetros dispuestos en aquella decisión judicial, lo que desde ya implica reconocer las facultades irrestrictas de que goza el juez para efectuar una revisión seria y profunda de todas las actuaciones y etapas surtidas en el proceso disciplinario.

 Lo precisado hasta ahora permite concluir que, en materia tributaria, los notarios tienen la condición de agentes retenedores por expresa disposición normativa y esto se traduce en que tal labor pasa a integrar el listado de deberes funcionales que la Constitución y la ley les han asignado a estos particulares. También es del caso señalar que la entrega oportuna del dinero que recaudan por concepto de retención en la fuente impacta directamente en la disponibilidad de recursos económicos por parte del Estado a efectos de que este pueda hacer uso de su patrimonio en la satisfacción de los fines y propósitos que se propone.

Bajo esas premisas, lejos de la posición de la parte actora, se hace necesario considerar que la mora en que incurrió la señora Gladys María Manzano de Castañeda en la consignación del IVA y de la retención en la fuente correspondiente a los meses transcurridos entre enero y octubre de 2002 constituye la violación de sus deberes funcionales y, además, conlleva una verdadera afectación de la función pública por ella ejercida pues al decidir entregar tardíamente estos dineros al Estado truncó la posibilidad de que este pudiere disponer de los mismos de la forma y en el tiempo en que lo definiera para la satisfacción de los intereses generales y sus fines esenciales.

 La manera en que esta conducta se proyecta en el ámbito disciplinario se abordó por esta Corporación en sentencia del 25 de mayo de 2006, en la que, al estudiar un asunto similar al que envuelve el sublime, se sostuvo que La omisión en el cumplimiento de las obligaciones tributarias se califica como una falta gravísima, dado que se lesiona el erario público y va en contravía de los principios éticos y jurídicos que guían la actividad notarial, atentándose contra la majestad, dignidad y eficiencia del servicio, habida consideración al hecho de que los dineros recaudados son del Estado y no entran a formar parte del patrimonio del notario, por lo tanto, no puede disponer de ellos a su libre albedrío y como agente retenedor debe, en primer lugar, recaudarlos y, en segundo lugar, consignarlos en la forma y en los términos fijados por la ley. Por lo tanto, el incumplimiento de esta obligación dará origen a la imposición de sanciones, que, dependiendo del grado de participación del notario, sus antecedentes en el servicio y en materia disciplinaria, concordantes con los factores de circunstancias atenuantes y agravantes de responsabilidad, consistirá en multa, suspensión o destitución.

En conclusión, la conducta que se le reprocha a la demandante es antijurídica como quiera que comportase una violación al deber funcional de recaudar y consignar a tiempo los dineros que como notaria recibió por concepto de retención en la fuente. Esta infracción resulta sustancial en la medida en que con ella se afectó el patrimonio del Estado, a quien se le truncó la disponibilidad sobre estos recursos durante el tiempo que duró la mora.”